Att skapa ett drömkontor
18 juni 2020
När Atrium Ljungberg flyttade till sitt nya huvudkontor gjordes en stor satsning på att utveckla en miljö som främjar samarbete, kreativitet och effektivitet. Resultatet blev över förväntan och belönades även med utmärkelsen "Sveriges snyggaste kontor". Här delar projektledaren Pehr Westman med sig av några tips.
Gör en WPA-analys
Undersök behoven hos medarbetarna med en WPA-analys (Work Place Analysis). Hur ofta jobbar man ihop med kollegor? Hur många möten är med fler än 6 personer? Hur många behöver arbeta tyst och fokuserat större delen av arbetsdagen? Används funktionen med höj- och sänkbart skrivbord? Hur stort är behovet av telefonrum? Vilka jobbar tillsammans och i vilken omfattning? Kartlägg och få med alla funktioner som behövs i er arbetsvardag. Analysera sen resultatet och justera från fakta mot framtida scenarion.
Utgå från funktion
Använd WPA-analysen och utgå från de funktioner ni behöver. Det ska styra utformningen av kontoret, sen kan man bestämma hur det ska se ut. Inte tvärtom. Tänk inte först och främst att ni ska göra ett snyggt kontor, då riskerar ni att tappa funktionerna. Programmera kontoret rätt först. Sedan väljer ni hur det ska se ut.
Ta hjälp av en förändringskonsult
Om arbetssättet ska förändras i samband med flytten, så kan en erfaren förändringskonsult ge stöd. För oss på Atrium Ljungberg var det bra med en utomstående person som har kunskap om vad som brukar ske vid sådana här förändringar, hur medarbetare kan reagera, de olika skedena. Hon förberedde oss och hjälpte oss hitta formerna för hur vi jobbade med medarbetarna. Det behövs också positivism och energi vid förändringar. Hon bidrog med det, tog oss i handen och ledde oss igenom det.
Gör ledningen till ambassadörer
Ledningsgruppen på Atrium Ljungberg var först ut med att börja jobba enligt det nya arbetssättet och använde ett coworkingbord redan i det gamla kontorslandskapet för att föregå med gott exempel. Nya arbetssätt måste komma uppifrån, och inte genom vad ledningen säger att andra ska göra, utan vad de själva gör.
