En möjlig ekvation?

Visst finns det en del goda exempel på kontor men de flesta företag står inför ett gäng utmaningar, konstaterar Ulrika Wolf, arbetsplatsstrateg & förändringsledare på Tenant & Partner. 

- Mycket beror på att vi idag jobbar på ett helt annat sätt än före pandemin, men våra kontor har inte förändrats. Vi ser fortfarande kontor med alldeles för många skrivbord, som inte används. Resultatet blir ett tomt och ödsligt kontor som ingen är motiverad att åka in till. 

10 000-kronorsfrågan

Innan pandemin hade vi ungefär 40-60% beläggning på kontoren. Nu är den siffran betydligt lägre.

- Topparna ligger på 40%, oftast på tisdagar och onsdagar, berättar Ulrika. Vissa kontor har så låg beläggning som 15%, speciellt på fredagar. 

Kontoret ska vara en mötesplats för samarbete och kreativitet men också en plats där vi kan arbeta på ett effektivt sätt. 

Hur kommer det att se ut framåt då?

- Det där är ju 10 000-kronorsfrågan, som beror på många olika saker. Vi såg en långsam upptrappning förra året, när vi återigen började mäta beläggningen efter pandemin. Men nu har ökningen avstannat, topparna ligger fortfarande på 40% på specifika dagar. Och gör företagen ingenting kan de inte förvänta sig mer än max 40-60% beläggning framöver, sannolikt lägre.

Push istället för pull

Framgångsfaktorerna kommer vara att vi utgår från allas behov och att vi tänker push istället för pull, menar Ulrika. 

- Vi måste få folk att faktiskt vilja komma in till kontoret, samtidigt som vi måste bevara autonomin som folk nu har fått uppleva under pandemin. friheten att kunna förlägga sin egen arbetsdag. Vi kan självklart locka med både frukost och en after work men det viktigaste är att kontoret ska fungera att jobba på. Sammantaget - får jag en positiv upplevelse inne på kontoret ökar ju sannolikheten att jag vill komma tillbaka in.

Idag saknar många kontor flera av de funktioner som måste finnas för att medarbetarna helt enkelt ska kunna göra ett bra jobb. 

- De är ofta inte anpassade för medarbetarnas nya behov, rätt verktyg och miljöer finns helt enkelt inte. Många känner att man inte når samma resultat inne på kontoret, något som kan leda till frustration och att man helt enkelt stannar hemma. 

Våga förändra

Så nu måste man börja testa och förändra, konstaterar Ulrika. Och framför allt göra rätt!

- Det är viktigt att först och främst svara på några varför. Diskutera varför ni ska göra en förändring och varför ni vill ha in medarbetarna på kontoret. Prata klart om det och involvera alla – både ledning och personal. Vad behöver ni för att kunna utföra ert jobb och finns det ytor och platser som är rätt anpassade? 

Just nu är det lätt att gå fel. I kölvattnet av pandemin har diskussionen ofta landat i att kontoret nu främst ska vara en mötesplats för samarbete och kreativitet. Men det måste till mer än så, menar Ulrika vidare. 

<< Banner-position >>

- Det måste också finnas platser för det där digitala mötet eller om man vill jobba ostört. Vi måste alltså tänka både och. Kontoret ska vara en mötesplats för samarbete och kreativitet men också en plats där vi kan arbeta på ett effektivt sätt. Och en plats där det till exempel måste vara enkelt att växla mellan fysiska och digitala möten. 

Dela och minska yta

Många företag står och stampar just nu och tvekar på vilken väg man ska ta framåt. Det är det sämsta man kan göra, konstaterar Jesper Trotzig, partner på Tenant & Partner. 

- De som kommer lyckas framöver är de företag som börjar våga justera, förändra och/eller testa nytt. Och det handlar mycket om ledarskap, man måste jobba i både den lilla och stora gruppen. Innan pandemin var många oroliga för att bli av med sitt skrivbord, idag är den oron inte borta men inte alls en lika stor fråga. De flesta inser att är man inte på kontoret mer än två dagar/vecka kan man inte förvänta sig att ha ett eget skrivbord. Istället känns det mer naturligt att dela resurser. 

Och utifrån detta finns det ju möjligheter att spara yta, fortsätter han. 

- Vågar man förändra sitt arbetssätt och sina tankar på hur ett kontor ska fungera kan man minska sin yta med upp till 20-50%. Så det finns stor besparingspotential här. Kan man tänka sig att ta del av andra lösningar, exempelvis coworking spaces eller andra flexibla lösningar hos den befintliga fastighetsägaren, behöver man inte heller ta höjd för en framtida expansion som man behövde innan. 

Att minska kontorsytan får även fler positiva effekter, tillägger Ulrika. 

- Om vi ställer om vårt arbetssätt och hyr en mindre lokalyta använder vi också mindre av jordens resurser och minskar vårt totala miljöavtryck. En annan, mer konkret, effekt är att vi på ett naturligt sätt får en annan puls på kontoret.  

Rådande läge innebär möjligheter

Dagens nya konjunkturläge innebär konsekvenser för alla, både för fastighetsägare och hyresgäster. Och kommer såväl driva flera förändringar som öppna upp för möjligheter, fortsätter Jesper. 

- Den kraftiga inflationen har drivit upp räntorna vilket innebär att fastighetsägarna fått ökade kostnader. Detta bidrar till att de måste börja se om sitt hus och vilka investeringar de ska göra. Hyresgästerna i sin tur får ökade hyreskostnader eftersom indexeringarna bara rullar på. Detta och nästa år kommer vi se en helt annan hyresutveckling i befintliga avtal. 

Det som marknaden möjliggör nu är att man faktiskt kan hitta ett riktigt bra objekt som kan ge både en bättre arbetsplats och samtidigt en lägre hyra. 

Men om bolagen framöver minskar sina ytor, vad blir effekten på marknaden? Precis, ökade vakanser.   

- Då öppnas det upp möjligheter för hyresgästerna, helt plötsligt finns det fler lägen och lokaler att välja på. En del fastighetsägare kommer fortfarande vilja ha topphyror på grund av låga vakansgrader i just sitt bestånd, andra kommer vara mer måna om att fylla upp sina vakanser. Då blir priset en konkurrensfaktor och en del i att få in fler hyresgäster. 

Vi kommer också från en period med höga fastighetsvärderingar, något som fastighetsägarna vill hålla uppe, och för att möta hyresgästernas krav på sänkt hyra blir det andra kreativa lösningar som kommer att läggas på bordet, menar Jesper. 

- Rabatter, investeringsbidrag och intrappad hyra är exempel på lösningar vi kommer att se framöver. 

Men att komma ner i hyra är generellt sett emellertid en utmaning just nu, fortsätter Jesper. 

- Den stora utmaningen är en trög marknad och att man sitter i långa avtal som bara löper på. Från att börsen går ner till det att hyran börjar röra sig kan det vara ett-två år. Är man intresserad av att sänka sina kostnader får man nog istället vara beredd att flytta på sig. Men det som marknaden möjliggör nu är att man som sagt faktiskt kan hitta ett riktigt bra objekt som kan ge både en bättre arbetsplats och samtidigt en lägre hyra. 

Kan man dessutom skära ner på sin yta rör det sig om en ordentlig besparing. 

- Vi har gjort räkneexempel som visar på besparingar från 25% upp till 50%, avslutar Jesper Trotzig. (se bild)

      Källa: Tenant & Partner

Hyresgäst? Tänk på detta: 

• Fråga er vad just ni vill, vad just ni som företag behöver. Basera det på data – t ex närvaro och beläggning. Hur ser arbetsdagarna ut för era olika grupper? Just nu – inte före pandemin. 
• Basera era beslut på vad som är viktigt för er verksamhet. Vad vill ni uppnå med ert kontor och varför? 
• Se till att hålla koll på era avtalstider, det kan vara riktigt dyrt att låta befintliga avtal löpa på (sett till indexregleringen). 
• Var proaktiv och undersök vad marknaden har att erbjuda. Upphandla i konkurrens. 
• Kopiera inte vad andra gör utan gör det som är viktigt för just er. Ni kan både få en kostnadsbesparing och en fantastisk arbetsplats om ni verkligen tänker till och tänker rätt.