Framtidens kontor kräver framtidens möten

ITM bygger 1 000 mötesrum per år och vd Johan Kinnerfors är enig med föreläsaren Annicka Dickson, arbetsplatsstrateg på DicksonHartman AB, att möten är ett extremt viktigt managementverktyg. Rätt möten vill säga. 

– Bra möten syns i resultatrapporten och är givetvis även viktigt ur ett hållbarhetsperspektiv. Men möteskulturen måste fungera i organisationen, precis som tekniken. Funkar inte det ena funkar inte heller det andra.  

Kan bli kostsamt

I dag pratar man mycket om att skapa framtidens kontor, med hjälp av tydliga mål och ambitioner. Det handlar om att ta fram syftet för kontoret och ge medarbetarna rätt förutsättningar för ett nytt arbetssätt. 

– Samma beteenderesa måste göras kring möteskulturen, menar Annicka Dickson. Står man inför en förändring, om det så är en flytt eller om man ska göra om sin befintliga arbetsmiljö, finns det ännu större anledning att eliminera de meningslösa mötena. Det handlar om att våga förändra och ge även den här processen tid. 

Står man inför en förändring, om det så är en flytt eller om man ska göra om sin befintliga arbetsmiljö, finns det ännu större anledning att eliminera de meningslösa mötena.

För framtidens kontor kräver också framtidens möten.  

Kan man inte säkerställa att möteskulturen och strukturen fungerar väl kostar det massor av onödig tid och tar energi. 

– Bygg inte en mötesdisposition utifrån den befintliga mötesstrukturen och mät inte hur ni brukar göra, speciellt inte om ni inte är nöjda med era möten. Vi ser, när vi mäter, hur viktigt det är att istället ta reda på vad man ska och vill utföra framöver och sedan investera utefter det. Mät och arbeta på en strategisk nivå istället för att göra punktinsatser.

<< Banner-position >>

Investera rätt

– Vårt dilemma är att vi ser att företag inte investerar fullt ut, menar Johan Kinnerfors. Många tycker att mötesteknik är en för stor investering men gör man de rätta satsningarna, utefter vad man vill uppnå med sina möten och sitt kontor, slipper man kostsamma problem framöver. Det läggs enorma pengar på framtidens kontor, men det är viktigt att gå hela vägen.

För dåliga möten kostar.

– I förlängningen kan man räkna hem den större investeringen. Säg att det tar fem minuter att komma igång inför varje möte. Det kan handla om ofantligt mycket pengar och är man en stor organisation blir investeringen i teknik istället en betydligt mindre kostnad. Och vi sitter inte i färre möten på framtidens kontor, snarare fler.

Och vi möts också på andra sätt. I dag måste våra kontor ha förutsättningar för många spontana möten. Exempelvis inbyggd teknik även i mindre mötesrum, inte bara i de stora konferensrummen. 

– Lösningarna blir fler och fler så tekniken finns, menar Johan Kinnerfors. Men det gäller att den är användarvänlig och att personalen får veta hur den fungerar. Här är det bra att använda sig av en helhetsleverantör som har en övergripande koll och kunskap om systemen. Många köper istället in teknik pö om pö och lappar ihop själv. Till slut kan ingen ansvara för hur man ska använda det och hur det fungerar. 

Ledningens fokus

Bra möten kan få medarbetare att arbeta mot samma mål, menar Annicka Dickson. 

– Bra möten skapar tydligare gemensamma förväntningar, ger en ökad energi och förhoppningsvis tydliga aktiviteter mellan mötena. Men som med alla verktyg kan de brukas eller missbrukas. När de missbrukas ger det alldeles för ofta en motsatt effekt innan, under och efter mötena. Frustrationen blir påtaglig och utkomsten katastrofal. 

Visionerna med möten är viktiga, menar hon och det är speciellt ledningens ansvar. 

– Vi ser att ledningens fokus bör ligga på att mäta för att kunna sätta in rätt insatser för det man vill uppnå efter en förändring. Skapa också gärna en tvärfunktionell ledningsgrupp. Till syvende och sist handlar det ju om att inte bara skapa bättre möten utan också rätt möten. Och värdeskapande möten.

Och precis som när man ska förändra hela kontoret eller sitt arbetssätt – ge resan tid, menar Annicka Dickson avslutningsvis.