Går ni i flyttankar?
9 april 2019
Har ni beslutat er för att flytta? Då är det en hel del grejer att tänka på. Anna McLaren på Natcase AB ger er lite hjälp på vägen.
Förstudie
Varför flyttar man? Vem flyttar? Vilket arbetssätt vill vi ha? I detta skede beslutas ramarna för projektet som inte bara är ett flyttprojekt men som även kan skapa nya arbetssätt och samarbeten, stärka varumärket och förändra kulturen inom företaget med mera.
Kravspecifikation
Utifrån förstudie och direktiv konkretiseras och prioriteras viktiga punkter som ska underlätta val av den nya lokaliseringen/lokalen.
Avtalsförhandling
Ju duktigare man är som beställare/hyresgäst ju mindre överraskningar tillkommer, som exempelvis extrakostnader utöver avtalad hyra med mera. Skynda långsamt i detta skede, det vinner du på i längden.
Projektering och bygg
Här är det viktigt med beställarnärvaro. Som hyresgäst ska du bevaka att lokalerna utformas och utrustas efter företagets behov. Här finns även många delar som hyresgästen ansvarar för. Se över gränsdragningslistan och hantera dessa delar tillsammans med fastighetsägare och/eller entreprenör.
Förändrings- och flyttplanering
Parallellt med projektering och bygg görs flytt/förändringsresan med bland annat personal, system/IT och varumärkesidentitet. Ska man ändra arbetssätt, behövs nya möbler, hur klarar IT-systemet av de nya lokalerna eller sättet att arbeta, hur går samarbets- och arbetsflöden? På längre sikt är detta faktiskt den viktigaste delen av processen att ha koll på internt.
Flyttdagen/helgen
Nu ska alla pusselbitar falla på plats. Ta tidigt fram en aktivitetslista och var beredd på många frågor, högt tempo och att allt kan hända.
Efter inflyttning
Nu börjar det riktiga arbetet. Det tar ett tag att komma på plats, justera det nya arbetssättet, inställningen men även praktiska saker som möbelplacering, kaffemaskin, hur lokalen ska användas med mera. Våga ta det lugnt och justera inte allt samtidigt. En utvärdering är bäst att göra efter 6 månader men gör också mindre avstämningar månadsvis, den första efter cirka 3 månader.
Kolla också in fler tips och råd här
