Tips på vägen

Tenant & Partners tidigare kontor i Göteborg låg i ett ypperligt läge mitt i centrum, i hörnet Östra Hamngatan/Drottninggatan.

– Ett mer centralt läge går knappast att hitta, menar projektledare Anna Sundelin som berättar att just kontorets läge var en viktig aspekt när hon själv sökte sig till bolaget.

Ytor för samarbete

Men läget i alla ära, själva kontoret hade för länge sedan spelat ut sin rätt.

– Eftersom vårt team kontinuerligt vuxit sedan 2007 var lokalerna inte alls anpassade för oss längre men spiken i kistan blev pandemin då det digitala samarbetet, både externt och internt, växte markant. Vi hade bara ett enda teamsrum så ofta befann man sig inknödd bland adventsljusstakar och annat i vårt lilla förråd istället.

Tenant & Partner kände sig som skomakarens barn som inte alls levde som man lärde, men efter en rejäl tur på marknaden landade man i en bra deal på Packhusplatsen 3. Och idag är man både ett fantastiskt kontor och en erfarenhet rikare.

– Nu stödjer vårt nya kontor verkligen vårt arbetssätt, med lagom antal mötesrum och teamsrum, berättar Anna Sundelin. Ytor som är anpassade för samarbete helt enkelt. Vi har skapat ett kontor som både vi och våra kunder gärna kommer till – och stannar kvar i.

Förändring är alltid en utmaning

– Flyttprocessen var väldigt nyttig att uppleva för oss, fortsätter Annas kollega Lisa Sandvik, även hon projektledare. Förändring är alltid en utmaning. Och så även för oss.

Oavsett antal kvadratmeter och personer finns det alltid faser som alla behöver gå igenom, menar Wicky Dahlström, projektledare.

<< Banner-position >>

–  För att minimera extra kostnader och andra överraskningar, se till att speca produkten så mycket som möjligt redan i avtalet, både vad gäller kvantitet och kvalitet. De flesta missar att det sedan är kort tid till nästa punkt – beskedslämningen – då allt ska vara exakt specat i den nya lokalen. Nästa stora fas är granskningen. Då har hyresvärden tolkat in allt i avtalet och man får möjlighet att granska bygghandlingarna så att allt är med. Här handlar det om många detaljer så var noga, det kan vi inte nog understryka, annars kan det bli dyrt.

– Att tillsätta rätt projektorganisation är överlag väldigt viktig, menar Anna Sundelin. Att tidigt säkerställa vem som ansvarar för vad.

Resurskrävande period

När allt är signat och klart kommer det som Tenant & Partner valt att kalla realiseringsfasen, en period på 6-9 månader och så lång som uppemot två år om det handlar om nyproduktion. Och att det är en lång och lugn transportsträcka stämmer inte alls, menar Lisa Sandvik.

– Det är en oerhört resurskrävande period med många beslut där ofta flera nya frågor dyker upp. Fler och fler personer måste involveras under den här perioden och projektgruppen utökas. Under den här tiden ska man också förbereda alla för den kommande förändringen och den stundande flytten, det är ofta en framgångsfaktor.

Realiseringsprocessens delprojekt:

• Hyresgästanpassning
• Lokalanpassning och inredning
• Teknik
• Säkerhet
• Facility Management
• Flytt och logistiken kring den
• Avveckling och återställande
• Kommunikation
• Förändringsledning

Råd på vägen:

Ha koll på kostnaderna. En budget måste sättas tidigt med bra estimering på vad de olika delarna kan och bör kosta. Behöver man lägga pengar på något oförutsett får man kanske prioritera om.

Skaffa er en kunnig motpart i hyresgästsförhandlingen. Det är viktigt med ett ombud som förstår vad som ingår i kontraktet och som ser till att inga onödiga kostnader tillkommer.

Kvalitetskontroll – utmana underlag och leveranser. Det bör finnas någon som kan granska alla handlingar korrekt och utmana underkonsulter för att säkerställa att man når uppsatta mål. Inte minst hållbarhetsmålen.

Underskatta inte tiden det tar och antal personer som behövs i ett lokalprojekt.

Gör rätt saker vid rätt tidpunkt. Vissa saker behöver vara på plats betydligt tidigare än vad man kan tror medan andra saker kan man vänta med.

Balansera interna diskussioner, fastna inte i fel saker så att ni tappar tempo.

Till slut, var inte rädda för processen även om det är mycket att tänka på.

– Att stå där på inflyttningsdagen är ju en fantastisk känsla, konstaterar Wicky Dahlström avslutningsvis. Det är värt allt.