Utveckla det öppna kontoret
23 maj 2019
Alla tycks vara eniga om att kritisera de öppna kontorslandskapen, trots att de är ett grundläggande villkor för företag som vill erbjuda jobb i städer med höga kvadratmeterpriser. Men bottnar sig kritiken i att kontoren används på fel sätt? Läs Ola Myginds krönika.
Under de senaste 6–7 åren har anställda fått i genomsnitt sex kvadratmeter mindre arbetsyta. Det är därför inte konstigt om anställda känner att det är svårt att få ordentligt med plats i öppna kontorslandskap. Med glimten i ögat behöver vi bara projicera utvecklingen några få decennier framåt innan det helt enkelt inte finns plats för alla medarbetare samtidigt.
Men den glimten i ögat behöver kanske inte vara så allvarlig ändå. Missnöjet med kontorslandskapen kanske grundar sig i att vi använder ytorna felaktigt. Kanske borde dessa ytor inte ses som den plats där anställda spenderar åtta timmar varje dag. Kanske är det bara en av flera arbetsytor som de anställda behöver.
Olika behov
Den ”typiska” medarbetaren har varierande behov för sin fysiska arbetsplats, från dag till dag och från timme till timme. Ena stunden finns det behov för gemensamt arbete med övriga på arbetsplatsen medan det vid andra tillfällen finns behov för att arbeta ostört. Ibland vill man ringa olika samarbetspartners eller delta i videomöten med internationella kunder och ibland uppstår dessutom behovet av arbetsplats under transport eller på kvällen, om du måste prata med en kund som befinner sig på andra sidan jorden.
Under de senaste 6–7 åren har anställda fått i genomsnitt sex kvadratmeter mindre arbetsyta. Det är därför inte konstigt om anställda känner att det är svårt att få ordentligt med plats i öppna kontorslandskap.
Att omfamna alla dessa behov är en stor utmaning för det öppna kontorslandskapet. Resultatet blir att medarbetarna upplever för mycket störande ljud för att kunna fokusera, för få ställen att ta känsliga samtal och telefonsamtal och brist på rätt verktyg för att kunna arbeta effektivt.
Bara en del av arbetsplatsen
På Poly är en av våra främsta uppgifter att skapa bra arbetsmiljöer. Vi arbetar mycket utifrån fyra behovsområden, som vi kallar för fyra C: Concentration (koncentration), Collaboration (samarbete), Communication (kommunikation) och Contemplation (begrundande).
Det finns många sätt att möta dessa fyra behov. Ett sätt är att dela upp kontoret i olika typer av rum och zoner för att undvika att all verksamhet sker i antingen ett mötesrum eller stora kontor.
Vi ser kunder som skapar tysta zoner, samarbetszoner, telefonkurer, sociala- och avslappningszoner och mycket mer. För vissa kanske det låter poppigt, men jag tror att det är en utveckling som kommer att öka. Det är en del i att acceptera att vi inte längre arbetar i ett industrisamhälle där vi måste sitta på en stol åtta timmar i sträck. Vi kan lika gärna arbeta hemifrån, på ett café, på tåget eller på många andra ställen. Idag finns det nödvändigtvis inte ett samband mellan antal timmar på kontoret och produktivitet och resultat.
Som ledare måste vi vara öppna och bana väg för att anställda får den flexibiliteten. Det är okej att jobba hemma eller på kontoret – så länge du är produktiv. Samtidigt måste vi säkerställa en bra ram genom att designa kontoret rätt och erbjuda bra verktyg och tydligt kommunicera vad som är bra för arbetet, så att flexibilitet inte blir något som stressar.
Kontorslandskapet är i förändring
Den största och vanligaste kritiken mot öppna kontor handlar om oljud. När två medarbetare pratar i telefon samtidigt måste de båda höja rösten för att överrösta varandra, samtidigt som ljudet från 20 kollegors tangentbord också bidrar till ljudmassan.
Men det finns massor av verktyg som både kan avskärma bruset från den enskilda medarbetaren och via aktiv brusreducering göra så att personen i andra änden av samtalet kan höra medarbetaren tydligt – oavsett om den ringer från ett surrande kontor, ett café eller från tåget.
För den som vill gå grundligt till väga finns det också molnlösningar som ger en översikt över var det är mest buller och var de flesta samtal äger rum på kontoret. Informationen gör det möjligt att bedöma om du behöver flytta avledningar, få fler mötesrum eller andra typer av tekniska lösningar.
Vi som arbetar med ljud och oljud blir väldigt nördiga i våra kontor. Vi har experimenterat och inrättat så kallat ”noise management”. Det involverar ljudsensorer som mäter var samtal pågår och hur högljudda de är. Beroende på ljudet från konversationerna, spelar högtalarna lugnande vattenljud i syfte att skapa ett ”ljudtäcke” som ramar in de som pratar och minskar bullret för dem runtomkring.
Det kan låta förvirrande om du inte har upplevt det. Men det ger en mycket mer harmonisk ljudmiljö på ett kontor, än uppbrutna konversationer som man inte kan låta bli att lyssna på.
Kontoret ska passa de anställda
Det finns inget som tyder på att de öppna kontorslandskapen kommer att försvinna. Därför kommer vi förmodligen att se många förslag på hur de ska användas optimalt i framtiden. En sak är säker: det är inte optimalt att styra en arbetsplats med tron om att alla arbetar från samma skrivbord åtta timmar i sträck.
Kort sagt, jag ser att framtidens kontor bör fokusera på hur människor arbetar istället för hur kontor alltid varit designade. Det kan antingen göras genom teknik eller vatten- och naturljud som vi har gjort, men det kan också finnas många andra sätt.
Det viktigaste är att anställda kan växla mellan tystnad, samtal och videomöten – utan att störa andra eller sig själva.
