Framtidens kontor och ledarskap
16 juni 2020
Våra kontorsmiljöer genomgår en ständig förändring tack vare ökad digitalisering, distansjobb, fler externa samarbeten och krav på flexibilitet och trygghet. Det stöper inte bara om ledarskap, arbetssätt och organisation, utan också hur kontorsmiljöer utformas. Det menar Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg.
En anställd är inte längre lika med ett skrivbord på en kontorsskiss. Nya sätt att räkna på beläggning tas fram och kontor skräddarsys efter unika behov, ofta med delade arbetsytor och zoner för olika typer av aktivitet. Rätt utformade så får de nya arbetsmiljöerna människor att må och prestera bättre. De kan också användas som ett ledarskapsverktyg för chefer.
Men det gäller att chefer kan ställa om sin ledarstil till nya arbetssätt. I avsaknad av fasta skrivbordsplatser behövs istället tillit och tydliga strukturer, när medarbetare distansjobbar eller sitter utspridda i olika delar av lokalerna.
Chefer som lyckas har en tydlig process och nära dialog.
- Som chef kan man lätt känna att man tappar kontrollen när man inte ser sina medarbetare. Här är det viktigt att ha en tydlig plan och tydliga mål, göra täta uppföljningar med medarbetare, kunna hjälpa dem att prioritera. Chefer som lyckas har en tydlig process och nära dialog. Man måste ha en tydlighet i vad man förväntar sig och se det som att man ger någon ett uppdrag, snarare än att mäta någons tid, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg.
Chefer som kan coacha medarbetare i självledarskap blir en tillgång.
- Utbilda medarbetare i personlig effektivitet och i hur ni använder samarbetsverktyg. Ge utbildning och träning i de nya arbetssätten. Alla är inte early adopters och alla trivs inte med förändring, men det är chefens uppgift att se till att få med också dem, fortsätter Helena Martini.
Trenderna
Flexibilitet – Bolag och verksamheter behöver kunna ställa om snabbt och behöver då också flexibla lokaler. Att bli fler, färre, delvis byta inriktning, jobba på nya sätt är något som både lokaler och chefer behöver anpassa sig efter.
Coworking – Delade kontorsytor, där företag kan köpa medlemskap, är ännu ett sätt att möta föränderliga behov. Lösningen kan också användas som ett komplement till ett ordinarie kontor för att lösa toppar i bemanning.
Värderingar – Allt fler företag vill att inte bara själva kontorslokalerna utan också läget och fastighetsägaren ska gå i linje med det egna varumärket och stämma med de egna värderingarna.
Nudging – Arbetsgivare ”puffar” medarbetare mot att göra bra och hållbara livsstilsval, till exempel genom att utrusta kontoret så att det blir enklare att välja att ta cykeln till jobbet, få in ett träningspass under arbetsdagen och välja ett nyttigt mellanmål.
Aktivitetsbaserade kluster – På större bolag går man mot att arbeta aktivitetsbaserat, men i mindre enheter. Jätteytor byts mot hemvisten, för att skapa en tätare samhörighet.
