Hur beter du dig på det digitala kontoret?

Har du någonsin stannat upp och funderat över hur stor del av din arbetsvardag som du spenderar i den digitala världen? Har du en uppfattning om hur mycket tid du spenderar på att fingra på din mobiltelefon, svara på e-post eller samarbeta med dina kollegor via digitala kommunikationsverktyg? Om du arbetar på kontor är sannolikheten hög att du spenderar merparten av din arbetsdag i den digitala världen. Enligt en studie genomförd av Diwo framgår att tjänstemän spenderar i snitt 78 procent av sin arbetstid med blicken fäst i en digital skärm. Nu vill jag understryka en viktig poäng som jag hoppas att alla som jobbar inom HR har tagit i beaktande; nämligen det faktum att arbetsmiljön i allra högsta grad har blivit digital, vilket innebär att den digitala arbetsmiljön har en fundamental påverkan på människors produktivitet, engagemang och hälsa.

<< Banner-position >>

Hur mår då människor i det digitala arbetslivet? Har ledarskapet anpassat sig? Är våra digitala beteenden föredömliga? Om vi tittar på hur människor spenderar sin tid i den digitala arbetsmiljön så avslöjas en dyster bild. Omfattande tid spenderas på icke-värdeskapande aktiviteter och följden blir att allt fler lider av digital stress. Enligt IDC spenderar vi cirka 20 procent av vår arbetsdag med att söka efter information. När vi inte hittar det vi söker efter avbryter vi våra kollegor innan vi till slut återskapar information som redan existerar. Enligt McKinsey kvarstår i slutändan endast 39 procent av arbetstiden till att utföra de arbetsuppgifter som vi är anställda för att utföra.

Den fysiska och digitala arbetsplatsen utgör tillsammans med den psykosociala miljön grundpelarna i medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön.

Ny teknik kritisk möjliggörare 

Ny teknik utlovar en mängd löften som ska stärka organisationers förmåga att samarbeta och hantera kunskap. Sanningen är dock att de allra flesta organisationer kämpar förgäves med att mjölka ur effekterna som ny teknik utlovar. Istället faller många tillbaka i traditionella arbetssätt och finner att medarbetarnas beteenden inte förändras. En stark bidragande anledning till varför det ser ut som det gör är för att företagsledare fortsätter att lansera IT-system med gårdagens förlegade synsätt på arbetsmiljö. Organisationer med ett modernare synsätt tillämpar gärna det trendande begreppet ”digital arbetsplats”, vilket dock vara en aning förvirrande. Om du googlar på termen blir det dessvärre inte tydligare. Den ena definitionen efter den andra pratar om digital arbetsplats som IT, hårdvara, infrastruktur och systemmiljöer på ett onödigt invecklat och komplicerat tillvägagångssätt. Låt mig förenkla; den digitala arbetsplatsen är helt enkelt den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsplatsen. Den fysiska och digitala arbetsplatsen utgör tillsammans med den psykosociala miljön (kultur, ledarskap etc.) grundpelarna i medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön. 

Skärpning på digitala kontoret

De fysiska kontoren har länge varit det främsta flaggskeppet för att visa upp organisationers styrkor. I den fysiska arbetsmiljön finns en rad djupt förankrade och föredömliga beteenden. Vi städar upp efter oss i mötesrum, vi håller rent omkring oss, vi plockar undan våra koppar och vi spolar efter oss på toaletten. På helgen kommer det dessutom in städfirmor som gör det rent och fint och ser till att det doftar hallon. Men hur ser det då ut på­ det digitala kontoret? Här vill jag inleda med att citera en anonym kund. ”Det digitala kontoret? Det är som att vi har haft inbrott och ingen bryr sig”. 

Fundera över tre frågor

För att ta pulsen på hur du och dina medarbetare mår i den digitala arbetsmiljön uppmanar jag dig att fundera över följande tre frågor;  

1. Finns det en tydlig målbild för den digitala arbetsmiljön? Den digitala kapprustningen har de senaste åren haft ett starkt fokus på kundens digitala upplevelse. Som kunder är vi ofta bortskämda med support dygnet runt, användarvänliga appar och en tilltalande digital design i syfte att nå högsta möjliga konvertering och lojalitet. Men hur är det att vara medarbetare? Har du tillgång till samma tilltalande digitala upplevelse eller är det förvirrande och otydligt? För att citera Richard Branson; ”Om du tar hand om dina medarbetare så tar de hand om dina kunder”.  

2. Har ni en digital arbetsmiljö som attraherar nya generationer? De digitala infödingarna som lärde sig att swipa en iphone innan de kunde krypa kommer inom en snar framtid att göra entré på arbetsplatserna. Yngre generationers förväntningar på den digitala arbetsmiljön är skyhöga och frågan är vad de kommer att prioritera högst; En trevlig fysisk eller digital arbetsmiljö? 

3. Är era digitala beteenden föredömliga? Föreställ dig detta scenario; från och med imorgon har du inte längre några fysiska kontor och du får inte längre använda e-post eller fysiska möten för att kommunicera internt med dina kollegor. Du förväntas ändå kunna samarbeta, kommunicera och vara produktiv. Hur skulle det fungera? Hur är era beteenden i den digitala världen? Hur är kulturen? Är ledarna föredömen eller inte?

Människor i arbetslivet står inför tsunamis av förändringsvågor. För att bibehålla ökat engagemang och hälsa så hoppas jag att vi alla börjar se med nya ögon på den digitala arbetsmiljön i en allt mer föränderlig värld. 

Krönikör: Gustav Molnar, CEO & Digital Workplace Evangelist, Diwo