Jobba smartare och må bättre

 I skrivandets stund sitter jag på snabbtåg nr 430 på väg från Göteborg till Stockholm. Jag har borrat in mina hörlurar i öronen och placerat min arbetsdator på det lilla fällbara bordet framför mig. Jag njuter av den här stunden, glatt medveten om att jag kan arbeta någorlunda fokuserat och ostört i drygt tre timmar. Plötsligt plingar ljudet av ett nytt e-post till i min mobil och jag blir påmind om att det inte finns något som heter ”out-of-the-office” längre. I det nya arbetslivet är vi ständigt ett klick bort från kontoret. Arbetet är inte en fysisk plats, det är något vi gör. Jag sätter mobilen i flygläge, ändrar min digitala status till ”stör ej” och återgår med ett lättande andetag till mitt fokusarbete.

Hur kan jag jobba mindre men få mer arbete gjort? Fenomenet kan kallas ”personlig effektivitet”.

Jag tittar mig omkring och inser att jag blott är en i raden av alla resenärer som tillfälligt använder tågkupén som arbetsplats. En tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön. Vi hukar oss till synes ensamma över våra datorer, samtidigt som tåget rullar på i 200 km/h, men tillsammans är vi uppkopplade och enade i det nätverkande arbetslivet. Trots det målande landskapet som susar förbi utanför fönstren kommer vi sannolikt att ha spenderat merparten av denna resa med blicken fastlimmad i en datorskärm.

Som företagsledare och småbarnspappa så är ”tid” något jag har kommit att värdesätta högt. När jag tänker tillbaka på hur jag hanterade min tid innan jag blev pappa så förvånas jag över hur jag stundvis kunde spilla min tid till höger och vänster på ett vårdslöst sätt. En insikt som gör mig varm inombords är att jag nuförtiden får mer arbete gjort på färre antal timmar. Hur kan jag jobba mindre men få mer arbete gjort? Fenomenet kan kallas ”personlig effektivitet”. Jag vill dock förenkla det ytterligare; Det handlar om att jobba smartare och skapa förutsättningar för ett mer välmående liv.

Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare. Det handlar om att jobba hållbart. Här kommer mina högt svävande tankar om hur du kan jobba smartare och frigöra tid för att umgås med dina nära och kära.

1. värdesätt varför du arbetar – skapa mening och riktning

Det är lätt att säga att ”jobba smartare” handlar om att värdesätta din tid. Så enkelt är det inte. Drivkraften till att jobba smartare kan inte vara att komma hem till familjen tidigare. Nej, det är bara en bonus av att jobba smartare. Det går att likna med spelare i ett fotbollslag. Drivkraften bakom att jobba smartare måste ligga i en gemensam kraft och vilja att åstadkomma något meningsfullt tillsammans där individuella mål går åt samma riktning.

Vad det handlar om är att värdesätta varför du överhuvudtaget går till jobbet. Det handlar om att skapa en mening med ditt jobb och på så sätt ha något att sträva efter. Om du inte har en riktning eller medvetna mål som betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation tillsammans ska åstadkomma så blir det problematiskt att jobba smartare. Att arbeta driven av ett större syfte är det absolut bästa bränslet för att jobba smartare. En tydlig riktning ger stöd för att du ska kunna prioritera, reflektera och belöna dig själv för varje litet steg som tar dig mot din större destination.

Avsaknad av ett större syfte bidrar till bristande engagemang och kommer att påverka ditt välmående. Om du upplever att ditt jobb saknar mening, gör då något åt det. Börja med att fundera på dina personliga drivkrafter, eller rättare sagt; Vad är det för situationer som gör dig riktigt glad och varför?

<< Banner-position >>

2. Sjukdomsinsikt – synliggör dina hinder och tidstjuvar

Givet att du värdesätter det du gör så är det dags att skaffa sjukdomsinsikt. Detta är den enklaste fasen i att jobba smartare, men tyvärr den lättaste att fastna i, vilket kan uttrycka sig i att människor tenderar att gnälla över sin situation men förmår inte att göra något åt det. Det är absolut nödvändigt för dig att skapa någon form av ”sence of urgency” genom att visualisera dina hinder, problem och tidstjuvar på ett bord. Detta är lite som ”du är vad du äter”.

För att kunna jobba smartare behöver du skala bort dina största tidstjuvar, även kallade icke värdeskapande aktiviteter. Gör dig själv en tjänst och skriv omgående ner vilka dina tre största tidstjuvar är som begränsar dig från att nå din fulla potential. Problem som du överhuvudtaget inte kan påverka måste du acceptera annars kommer dom att äta upp dig.

3. Jobba smartare gör vi tillsammans, inte ensamma

Jobba smartare handlar om mer än bara ”personlig produktivitet”. Det handlar om att tillsammans med dina cirklar av kollegor och vänner skapa förutsättningar för smartare arbetssätt och värdeskapande beteenden. Samla dina cirklar för att skapa ett gemensamt ”sence of urgency” följt av en gemensam riktning. Tillsammans behöver vi tänka i nya banor för att skapa förutsättningar för ett smartare arbetsliv.

Se till att omringa dig av människor som du inspireras av. En vis man sa en gång till mig: ”Om du inte upplever att människor i dina närmsta cirklar ger dig inspiration då har du inte en cirkel, då har du en bur.”

4. Säg hej till nya beteenden och sparka ut dåliga vanor

Detta är den svåraste fasen i att jobba smartare. Det handlar om att förändra beteenden för att ta sig från nuläge till ”nyläge”. Det handlar inte bara om att börja göra nya saker, det handlar mångt och mycket om att sluta med dåliga vanor, även så kallade icke-värdeskapande beteenden. Mål är meningslösa om de inte bryts ner till tydliga beteenden. Mitt tips för att åstadkomma detta är att börja enkelt och välja ut tre till fem beteenden som du och dina cirklar av arbetskamrater kan förändra genom att sluta/börja/fortsätta göra.

Jag vill understryka att det inte handlar om att sätta vaga mål tillsammans såsom att ”vi ska förbättra vår möteskultur”. Det handlar om att identifiera och lyfta fram ledande beteenden som gör att ni faktiskt får en bättre möteskultur. Låt mig ta en metafor: Om målet är att gå ner 5 kg i vikt så är det mer intressant att agera på (och belöna) ledande beteenden såsom att träna minst 3 gånger i veckan, äta sallad istället för kött etc. Viktigt; Mål kommer alltid att uppfattas som luddiga om de inte bryts ner till konkreta beteenden. Vad ska vi börja/sluta/fortsätta göra?

5. Skratta, träna, ät nyttigt och sov

Forskningen har kommit väldigt långt i att kartlägga aktiviteter som gör att vi mår bättre, vilket är en grundläggande förutsättning för att jobba smartare. Detta kan du inte blunda för. Dina och dina kollegors goda vanor börjar med dina egna privata val. Vad har du för ursäkter för att inte ta hand om din hälsa och ditt välmående? Visste du att människor som sover minst 7,5 timmar per natt är i snitt 20 procent mer produktiva? Visste du att människor som tränar innan jobbet är 17 procent mer produktiva?

Ta hand om dig själv. Du har bara ett arbetsliv.

Krönikör: Gustav Molnar, Digital Workplace Evangelist, CEO & Partner på Diwo