Kan fredagsfika 2.0 rädda planeten?

Jag minns Per, schemaläggaren Per, på gymnasiet. Han hade bråda tider efter varje sommar och nyår. Han var en oerhört central person som skulle få ihop nyttjande av alla lokaler så optimalt det bara gick. Vi var 2 000 personer som arbetade sex timmar om dagen i två byggnader i team om 25.

Fyra team bildade en större enhet. Närvaro var ett krav, fem dagar i veckan. Efter varje sommar hade kärnverksamheten också i regel ändrat ett par förutsättningar för Per. Man hade infört ett nytt verksamhetsområde, avslutat ett annat och kastat om arbetssätt. Han fick alltid ihop det, på något sätt lyckades han och alla kunde andas ut. Lokalerna nyttjades väldigt effektivt med hög beläggningsgrad måndag till fredag.

Oavsett om vi går över till flexiblare lösningar kommer vi lämna lokalen outnyttjad 20% av veckan.

Sedan dess har jag anammat frihet. Från högskola och uppåt gäller frihet under ansvar för oss tjänstemän. Det är både enormt värdefullt och ett välfungerande system. Närvaro är inget krav. Det finns ingen som bestämmer när och var jag ska arbeta. Det har vi successivt avskaffat sedan 90-talet, med hjälp av teknik och förändrad kultur. Dock är beläggningsgraden låg. Innan pandemin lämnade vi 40% av kapaciteten stående tom. Inget speciellt med det, det är någon annans problem.

Närvarande eller inte

Närvaron på ett svenskt kontor 2019 var i regel 60%, även på fredagar faktiskt. Kanske var det fredagsfikan som lockade oss. Ibland var 70% av kollegorna närvarande men för att nå en högre siffra krävdes något speciellt, ett event strax efter en semesterperiod till exempel. Av den tid vi inte var på vårt kontor var vi 10% hemma, en halv dag i snitt. Fast det var inget vi pratade om, det var inte riktigt okej. Övriga 30% var tjänsteresor måndag till torsdag, besök hos kunder, andra kontor i samma företag, sjukfrånvaro, VAB, VOB eller övrigt. Utfallet var jämnt fördelad närvaro från måndag till fredag och dimensionering sattes ofta för att fungera för 70% närvarande kollegor om man gick över till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Annars beräknade man för 100% närvaro, trots att alla visste att vi aldrig var där allihop samtidigt.

Frihet på distans

En av de största fördelarna med distansbete är frihet. Frihet att välja. Vi har ökat vår frihet ytterligare. Nu har det efter så lång tid snarare övergått i en känsla av tvång men vi ser en balanserad tillvaro bortom horisonten som tilltalar oss.

Flexibilitet i var och när vi arbetar var ingen självklarhet för de allra flesta innan pandemin – nu har alla tjänstemän med laptop och möjlighet att sätta upp en ergonomisk plats hemma provat att jobba hemma. 50% av tjänstemännen rapporterar att det fungerar utmärkt, 30% att det fungerar bra och 20% att det inte   fungerar alls. Det finns flera nackdelar, men en balanserad tillvaro från 2022 och framåt ser ut att vara två dagar hemma i genomsnitt för svenska tjänstemän.

Det är en ökning med 300% – men hur slår det då på optimering av kontor? Ja, det ser ut att innebära att de allra flesta bör kunna landa mellan 10 och 15 kvadratmeter per person. Idag är genomsnitt på kontor i Stockholm 18 kvadratmeter. Dock vill, i princip alla, vara hemma på fredagar. Tre dagars helg för kontorshuset alltså.

<< Banner-position >>

Oavsett om vi går över till flexiblare lösningar kommer vi lämna lokalen outnyttjad 20% av veckan. Vi kommer minska genomsnittet ner till 50% närvaro men fortfarande landa på 70% närvarande som högst om vi tillämpar full frihet och då måste byggnaden i de allra flesta fall erbjuda 10 kvadratmeter eller mer per person. Det innebär att den verksamhet som hade övergått till aktivitetsbaserat arbetssätt innan pandemin fortsätter som vanligt. En viss omfördelning och uppgradering av ytor sker på insidan av kontoret men storleken förblir den samma.

En bulle för alla

Vad händer då om Per får ett nytt uppdrag – att hitta ett sätt att nyttja hela veckan? Ja, han ser ut att kunna föreslå ett upplägg som sparar 10 000 000 kvadratmeter bara genom att införa ett roterande schema för fredagsfika 2.0 – det vill man inte missa! Vi snackar både kanel-, vanilj- och syltbulle och alla i din enhet kommer vara där! Välkommen!

Hur har Per räknat? Jo, han resonerar kring att schemalägga samarbete. En av våra största bristvaror under pandemin är samarbete och kultur. Även om digitala möjligheter blir allt bättre är kollegor det vi saknar mest och önskar träffa de tre dagar vi vill arbeta från kontoret. En vanlig situation är att vi är organiserade i grupper med upp till 25 teammedlemmar och fyra sådana utgör en större enhet, ofta hemmahörande på ett våningsplan. En byggnad kan sedan typiskt rymma 1 000 personer. Per känner igen denna indata, det är hans gebit. Situationen är slående lik den vi hade som gymnasieungdomar men vi jobbar nu enligt principen full frihet, fast med möten back-to-back ofta med blicken rakt in i en skärm. Så hur fria är vi egentligen?

En vanlig ambition är att på olika sätt försöka överbrygga gränser inom verksamheten för att kollegor från olika avdelningar ska träffas och samarbeta. Det har nästan försvunnit helt under pandemin, tyvärr. Innan pandemin träffade vi slumpmässigt personer som tillhörde samma byggnad. Visst skulle vi med teknikens hjälp kunna träffa alla kollegor i företaget slumpmässigt. Men vi är inte där ännu. Roblox för tjänstemän är fortfarande inte lanserat.

En viss omfördelning och uppgradering av ytor sker på insidan av kontoret men storleken förblir den samma.

Men, finns det ett sätt att sätta en ram runt den så viktiga slumpen? Ja, Per har en tanke om det. Han utmanar. Var det verkligen så att man innan pandemin hade 999 kollegor i åtanke för samarbete när man tog sig in till kontoret 4,5 dagar i veckan? Var det inte främst 24 och i andra hand de 99 i angränsande grupper. Man kan ju också fråga sig om det samarbete vi eftersträvar efter pandemin kommer öka genom full frihet – de dagar jag vill åka in, kommer de andra vara där då? Det kan vi såklart följa med sensorer, appar och annat men Per återkommer till sitt fika – ni ska få se! Jag ska skrota kaffemaskinen och serverar allt från skånerost till chai latte!

Per har bollat sina tankar med en personalchef och det gick inget vidare. – Frihet, baserad på autentiskt förtroende, kompletterat med ett meningsfullt syfte är kanske det mest attraktiva erbjudandet för anställda som ett företag kan ge idag. Glöm detta Per! Schema tillhör barndomen, vi är vuxna nu! Det handlar om tillit, inte kontroll!

En plan för planeten

Men planeten då, den som är någon annans problem? Våra barns och barnbarns. Med full frihet kommer vi nå nyttjande av kontor på cirka 60–70% måndag-onsdag, 50% på torsdag och 20% på fredagar. Kvadratminskningen kan i vissa fall vara så mycket som 15 kvm/anställd – det är verkligen fantastiskt för vår planet!

Om man tittar på det från en annan vinkel är resultatet vanligtvis på samma nivå som företag som arbetade aktivitetsbaserat före pandemin. Dessa företag kommer att titta på att uppgradera sina utrymmen för att bättre passa hybrida arbetsmönster. De kommer att lösa ergonomi vid hemarbete, och vissa kommer att komplettera med coworking 2.0. Dock kommer de sannolikt inte att spara så mycket utrymme alls, men det skulle de kunna! Om vi ​​skulle vara villiga att låta Per prova lite koncept och lära sig längs resan. Det är än så länge ett rungande no-go för alla företag Per har pratat med. Nej, vi kommer aldrig att göra det! Vi kan kanske tänka oss att sätta en siffra på ungefär hur mycket vi kommer arbeta på distans men inte styra mer än så. Friheten är mer värd!

Men Per ger sig inte så lätt, han har en plan för planeten. Han tänker att vi måste spara på allt vi kan. Han tänker sig att om vi ​​introducerar alternerande fredagar istället för tre dagars helg för kontorshus varje vecka kan vi dimensionera för 50% närvaro istället för 70%. Det innebär att vi kan sikta på nivåer under de man hade i Asien innan pandemin, ner mot sex kvadratmeter per person istället för 10. Eftersom vi snart är 2 500 000 personer som kan spara dessa ytterligare fyra kvadratmeter i landet ger Fredagsfika 2.0 en tämligen intressant kalkyl. Per ska försöka boka ett möte med Greta – han tror att hon är på.

Av: Jonas Westerlund, Workplace Strategy, Tenant & Partner.