Ledningen bör byta fokus

Jag fullkomligt älskar att jämföra teknik med fysiska, flexibla kontorslösningar.

För många år sedan, när iPads inte var lika vanligt sa en person till mig att paddan är ett strålande verktyg som skulle vara bra för mig att använda, bland annat anteckna på. Då satte jag mig direkt i affekt. ”Det är ju för ungdomar” och ”papper och penna fungerar utmärkt”. Idag använder jag i huvudsak paddan i det mesta jag gör.

Jag möter dagligen organisationer som säger att de också har iPads som ett av sina verktyg. Skillnaden på de olika organisationerna är dock att hos en del ligger verktyget i ett kassaskåp och används i princip inte alls medans andra uteslutande använder sina verktyg varje dag. 

Vad är det då som utgör den stora skillnaden mellan att använda eller inte använda de verktyg som företagen har gjort stora investeringar i, oavsett vilket verktyg det handlar om?

Har ni råd att investera miljoner i fysiska produkter utan att investera i beteendet?

Jo, tydligt är att de organisationer som inte använder dessa verktyg är de som just bara har köpt ett verktyg och inget annat. Helt enkelt en praktisk lösning där medarbetare får en introduktion på sin höjd eller kanske en kortare utbildning där de efter utbildningen går tillbaka till sina vanliga beteenden. 

Miljontals kronor läggs på verktyg som inte används och avsaknaden av implementering blir tydlig, brist på kunskap samt otydlighet kring riktlinjer och arbetsprocesserna gör att verktyg ligger oanvända eller inte används med sin fulla potential. Detta gör att beteenden blir olika som i sin tur försvårar arbetet samt gör en del investeringar meningslösa. EN LÖSNING BLEV EN LÅSNING.

Vad fick mig att använda min iPad dagligen? Jo, jag förstod varför jag behöver använda den -  att vi kan synka information mellan varandra, vilka effekter samt värden det skulle ge mig, att vi skapade tydliga arbetsprocesser för att exempelvis snabbt kunna dela kunskap och enkelt hitta gemensamma dokument med mera. Jag fick också ökad kunskap om verktyget som gav mig trygghet och mod till att träna in ett nytt beteendemönster. Jag blev motiverad.

<< Banner-position >>

Med andra ord, de organisationer som använder sina verktyg är de som har skapat en tydlighet om vad syftet är, vad man vill åstadkomma, hur man skall använda verktyget, samverka i det och vilka riktlinjer som gäller. Man har uppföljning igenom ledarskapet och skapar en delaktighet. EN LÖSNING BLIR EN LÖSNING MED EFFEKTER först när vi får en beteendeutveckling. 

Vad blir då jämförelsen med att flytta in eller bygga om till en flexibel kontorslösning?

Jo, det som händer vid en utebliven implementering är att ”verktyget kontorslösningen” inte används rätt och att ett gammalt beteende sålunda flyttar in i en ny miljö. Lösningen blir en låsning. 

När det är dags att förändra, flytta eller göra om sin fysiska arbetsmiljö så står ledningen inför många utmaningar. En klok ledning inser snabbt att det är en förändringsresa som kräver kunskap och insikt som ger MOD. Det är inte bara en flytt eller ett möbelprojekt.

Framgången sitter inte i att köpa in ett nytt kontor eller skapa en häftig miljö som är flexibel.

Det är lätt att skylla på den praktiska lösningen, att den inte fungerar, oavsett om det handlar om teknik eller en fysisk kontorsmiljö istället för att lyfta fokus från produkten/lösningen till vad vi faktiskt skall utföra med den eller i den och fokusera på implementeringen och människorna. Så ledning, vakna upp och ta er roll på största allvar om ni skall lyckas. 

Ni behöver säkerställa genom olika faktorer att ni fattar rätt beslut med rätt underlag för att få ett verksamhetsanpassat kontor som stödjer er organisation. Ni behöver vara en tydlig och enad ledningsgrupp som säkrar mötesstruktur och kultur. Ni behöver skapa rätt förutsättningar, kunskap och strategi för nya flexibla arbetssätt. Det är viktigt att få ett ledarskap som äger processen och som skapar en sann förändring där människor är med på banan. Goda synergier med övriga förändringar i organisationen och att skapa friskfaktorer är andra utmaningar på vägen. Se till att få in rätt stöd i rätt tid. Kom ihåg att HR är en viktig funktion som ofta har en hög kunskap kring förändringar men som behöver avlastning, kompetenshöjning gällande flexibelt arbetssätt och stöd gällande arbetet mot just framtidens arbetssätt i kontor.

En tanke, har ni råd att investera miljoner i fysiska produkter utan att investera i beteendet?

Krönikör: Annicka Dickson, Arbetsplatsstrateg/Change management, DicksonHartman AB

Behöver du veta mer och är intresserad av en utbildning för att lyckas med er implementeringsprocess mot ett mer flexibelt arbetssätt för ett verksamhetsbaserat kontor? Läs mer här.