Lyckas med framtidens kontor

WeOffice startades för 12 år sedan och jobbar framförallt med att stötta bolag när det kommer till arbetsplatsstrategier, förändringar av kontorsmiljön och nya sätt att arbeta.

– Det gör vi genom vår certifierande utbildning till arbetsplatsstrateg där vi går igenom verktyg, metoder och forskningsläget inom området. Sedan har vi ett arbetsplatsanalysverktyg som vi också arbetar med som strateger kan använda sig av, och vi jobbar även med konsultativa insatser med framtagning av arbetsplatsstrategier och projekt- och förändringsledning, säger Aram Seddigh.

Pandemin fungerade lite som en accelerator som drev på förändringen och det gjorde också att bolag som arbetar med den digitala arbetsplatsen även fick möjlighet att förfina och utveckla sina produkter.

I höstas släppte WeOffice en rapport om kontor och arbetssätt efter pandemin. Bakgrunden till rapporten var att det dök upp många frågeställningar om hur vårt arbetssätt kan komma att förändras efter pandemin och Aram Seddigh ville fördjupa sig i vad som driver sambanden avseende de preferenser medarbetare uttrycker.

– Det jag intresserade mig för var vad som driver önskemålen om ökad distansarbete efter pandemin. Sammanlagt samlade vi in data från åtta organisationer från både privat och offentlig sektor.

Pandemin en accelerator

De frågeställningar som många organisationer ställer sig är dels på vilket sätt man kan använda sig av de fördelar som det flexibla arbetet erbjuder och dess strategier för att bli en mer attraktiv arbetsgivare.

– Också frågeställningar kring vad man ska ha kontoret till efter pandemin och vad som krävs för att man på ett bra sätt kan jobba på distans efter pandemin.

Pandemin har onekligen ritat om kartan för hur vi jobbar och gjorde att utvecklingen kring våra arbetssätt drevs på ännu snabbare.

– Vårt arbetssätt har varit på väg mot en ökad flexibilitet under en väldigt lång tid, det är inget nytt i och med pandemin, och går i linje med andra förändringar vi ser inom samhällsekonomin såsom delning- och gig-ekonomin. Pandemin fungerade lite som en accelerator som drev på förändringen och det gjorde också att bolag som arbetar med den digitala arbetsplatsen även fick möjlighet att förfina och utveckla sina produkter. Generellt sett tror jag att distansarbetet kommer att öka efter pandemin, men hur mycket det får vi se, säger Aram Seddigh.

<< Banner-position >>

Men alla organisationer har inte möjligheter att ha en flexibel arbetsmiljö. Det finns många företag och funktioner i organisationer som är beroende av den fysiska platsen, antingen på grund av säkerhetsskäl, fysiska verktyg, eller material.

– Sedan har vi också de som söker sig till kontoret av andra anledningar. Det kan vara värderingsmässiga skäl, att man vill skilja mellan arbete och privatliv på ett tydligt sätt, och det finns också de som inte har förutsättningarna att på ett bra sätt jobba hemifrån. Det är väldigt lätt att vi idag, när vi kan utföra alla våra arbetsuppgifter bakom en laptop, föreställer oss att det räcker om vi har en laptop att arbeta med. Men så enkelt är det inte, för krävande arbetsuppgifter behöver vi oftast god ergonomi för att kunna genomföra våra arbetsuppgifter på ett bra sätt.

Fem principer för ett bra kontor

Frågan hur man skapar ett bra kontor är inte helt enkel och det finns flera aspekter som spelar in. Aram Seddigh brukar dock prata om fem principer för att få till kontoren på att bra sätt.

– Den första handlar om dimensionering, att man ska dimensionera på rätt sätt. Vi behöver utgå från data och ha god förståelse för hur många personer som kommer tänkas befinna sig på arbetsplatsen. Många problem förknippade med flexibla kontor har att göra med att kontoren anpassas för en uppskattning av medelnärvaro, vilket gör att kontoret är underdimensionerat hälften av alla dagar.

Den andra principen handlar om diversifiering, oavsett om man har ett flexibelt arbetssätt eller inte behöver man kunna erbjuda en diversifierad kontorsmiljö med flera olika typer av arbetsplatser för att stötta olika typer av aktiviteter. Även om man har fasta platser behöver de anställda oftast komma bort från landskapet när det gäller fokusarbeten.

– Den tredje aspekten är att underlätta samarbete. Särskilt inom de flexibla arbetsplatserna ska man inte ta för givet att möjligheten till att kunna sätta sig var man vill automatiskt leder till ökat samarbete. När man utformar arbetsplatsstrategin behöver man aktivt identifiera vilka delar av organisationen som behöver samarbeta och skapa strukturer för att få till önskade samarbeten utan att befintliga samarbeten försvåras.

Fjärde principen handlar om att det ska vara lätt att göra rätt. Människor har en förmåga att inte göra det som är möjligt, utan gör det som är enklast. 30-sekundersregeln innebär att om det tar längre än 30 sekunder att förflytta sig och koppla upp sig till en ny arbetsstation är risken stor att medarbetaren väljer att sitta kvar. Hur vi planerar kontoret blir därför väldigt avgörande.

– Den sista är att skapa delaktighet. Förutom att delaktighet ger en förutsägbarhet i processen, är den viktig för att den ger konsulter och arbetsplatsstrateger möjlighet att förstå organisationen. Då kan man jobba systematiskt med att lösa knutar som organisationen står inför och ta fram en arbetsplatsstrategi som möter behoven, avslutar Aram Seddigh.