Planera rätt för aktivitetsbaserat arbetssätt
5 december 2017
Jag får ofta frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt passar alla. Som den arbetsplatsstrateg jag är måste jag svara som det är, så jag svarar: Ja. i en värld, emellanåt fylld av floskler, förutfattade meningar och valda sanningar, delar jag gärna med mej av verkliga sanningar.
Aktivitetsbaserat arbetssätt kan alla införa. Det är precis som det låter: ett sätt att arbeta baserat på de aktiviteter som utförs.
En förutfattad mening är att aktiviteterna som ligger till grund för arbetssättet är antingen några helt andra än de man gör idag, eller att det finns en speciell mall för hur man ska tänka om aktiviteters förhållande i proportion till andra, eller att det finns speciella möbler eller layouter som man måste hålla sej till.
Ingen av dessa förutfattade meningar gäller. Arbetssättet grundar sej på de aktiviteter som görs, och hur mycket man utför en aktivitet i förhållande till en annan (till exempel andel telefonsamtal, korta möten, skrivbordsarbete eller kundmöten) är unikt för varje organisation. Möbler och layouter då? Ja, det finns en vits med att utforma kontorets layout och fylla det med möbler som stödjer ett mer flexibelt arbetssätt, men att säga att en soffa är aktivitetsbaserad eller att alla ska ha ett pingisbord, det är att gå för långt.
Undersök först
Funderar ni på om aktivitetsbaserat är nåt för er? Då blir mitt råd: Undersök. Det är det enda sättet att få veta om det är rätt för er. Läs på och ta reda på så mycket ni kan om aktivitetsbaserat arbetssätt. Fråga kompisar eller andra som jobbar så. Läs artiklar och rapporter. Kolla på filmklipp. Rådgör med kunniga personer. Det finns en del arbetsplatsstrateger som kan mycket om arbetssättet och vad som krävs för att ta sej dit. Ta också reda på hur ni jobbar idag, vilka aktiviteter ni utför, vad som är bra eller dåligt med det nuvarande kontoret. Fråga personalen hur de arbetar och om de är nöjda med kontoret idag. Gör gärna också studiebesök hos andra som redan gjort sin resa och förändrat arbetssätt och kontor.
Därefter blir nästa steg att besvara frågan: Varför ska vi arbeta aktivitetsbaserat? När ni kommit så här långt har ni per definition dokumenterat ert nuläge, och börjat formulera ert så viktiga ”varför”. En fälla ni skulle kunna gå i, vilket jag hoppas att ni inte gör, är att ni kärar ner er i andras snygga kontor och kör en ”copy-paste” på någon annans kontor, någon annans arbetssätt, någon annans förändringsresa.
Hur ska ni arbeta framöver?
Har ni en arbetsplatsstrategi idag? Att se sitt kontor med dess inredning, tekniska utrustning och serviceupplägg som en stödfunktion för den kärnverksamhet som bedrivs kanske inte alla gör. Vi är vana att dra upp strategier inom olika områden, men kanske inte för just arbetsplatsen. En sån strategi innehåller en beskrivning av ”stödfunktionen arbetsplatsen”, ofta tillsammans med beskrivning av gränssnitt till den digitala arbetsplatsen och hur individer, team och hela organisationen ska använda arbetsplatsen.
Att forma en arbetsplatsstrategi är inte enkom för dem som arbetar aktivitetsbaserat. Det specifika här är det arbetssätt som man vill ändra till, måste identifieras, beslutas och beskrivas – innan strategin tas fram. Ni måste alltså tänka er in i hur ni ska arbeta framöver. Ett sätt att arbeta som gör att ni lättare kan leverera på era övriga strategier.
Nu har ni kommit så långt att ni vet ert nyläge, varthän ni är på väg.
Några råd på vägen
Nu återstår att planera för hur kontor, inredning, teknik och service på bästa sätt ska utformas för att stödja ert nya arbetssätt, det aktivitetsbaserade. Likaså den förberedelse och utveckling som individer och team behöver genomgå. Jag skickar med er några råd på vägen.
Variation är nyckeln. Kontoret ska vara indelat i olika zoner för till exempel koncentrations- och samarbete. Många olika möbleringar ska finnas som stöd till både enskilt arbete och arbete tillsammans.
Planera först för individuellt fokuserat arbete. Det är definitivt en framgångsfaktor att kunna tillgodose miljöer för aktiviteter där man måste arbeta individuellt. Därefter skapar ni de platser som ska vara till för samarbete och samverkan.
En flytt eller ombyggnation förändrar inte våra beteenden. När ni bestämt varför och hur ni ska arbeta sätt igång förändringsresan så snart ni kan. Se till så ett tydligt budskap kommer ut från ledningen och att ramverket sätts tidigt.
Sopa inte frågor under mattan. En förändringsresa kan vara allt från lockande till mycket skrämmande. Utgå från det. Kommunicera ut ett tydligt förändringsbudskap, se till att det finns ett ägande för förändringsprocessen i organisationen.
Slutligen - håll i, håll ut. Rom byggdes inte på en dag. Inte heller ett bra aktivitetsbaserat arbetssätt. Lycka till!
Författad av Karin Ståhl, Arbetsplatsstrateg, GoToWork
