Vägen till ditt nästa kontor

Det finns flera olika inredningslösningar att välja mellan men det alla kontor har gemensamt är att det är människor som jobbar där. 

– Många tror att det bara handlar om ny inredning när man ska forma sitt nya kontor och glömmer människorna som ska jobba där. Det är därför viktigt att istället kartlägga medarbetarnas olika behov, menar Anna-Karin Eckerlid. Ofta stämmer det man kommer fram till inte överens med vad man har trodde från början. 

Red ut begreppen

Den digitala miljön, den fysiska miljön och organisationen är bitarna som ska pusslas ihop. 

– Men i början är det viktigt att bara reda ut begreppen. Vad är egentligen ett aktivitetsbaserat kontor till exempel? Långt ifrån alla förstår att det är ett förändrat arbetssätt och inte bara en inredningslösning som man kan göra lite grann. 

Analysen och kartläggningen ligger sedan till grund för kontorets utformning. 

– De framtida behoven ska vara identifierade för att man inte bara ska fortsätta arbeta som man alltid har gjort, förklarar Anna-Karin Eckerlid. Det bästa för verksamheten är att ha en klar vision och göra en ordentlig kartläggning av sina behov – det är den bästa plattformen att starta på. 

De framtida behoven ska vara identifierade för att man inte bara ska fortsätta arbeta som man alltid har gjort.

Anpassade kontor

Kinnarps har jobbat med Next Office sedan 2003 och var tidigt ute och pratade om just aktivitetsbaserade kontor. I dag jobbar man mycket bredare. 

– I dag jobbar vi mycket med ledningen, möblerna har vi ju redan. Och i dag är det dessutom viktigt med flexibla miljöer, inte bara flexibla möbler. Vår styrka är att vi har hela kedjan och kunderna kan välja vad de vill anlita oss för. 

I dag pratar man istället om verksamhets- och individanpassade kontor. 

– Det gäller att få ledningen att förstå att det handlar om ett förändrat arbetssätt. Det är lätt att göra saker på repeat och inte få med sig personalen på tåget. Att skapa förståelsen för förarbetet är viktigt. Och att ge det tid. 

I dag tror många att de ska bli tvingade till ett aktivitetsbaserat arbetssätt men det är inte alls vad det handlar om, förklarar Anna-Karin Eckerlid.

– Hos många klingar aktivitetsbaserat negativt, många tror att det kommer bli brist på yta och miljöer. Men vi ska istället ta reda på vad man behöver. Som personal ska man få någonting. Och ett företag kan dessutom ha flera olika lösningar. 

<< Banner-position >>

Aktivitetsbaserat kan förvirra

Begreppet ”Activity Based Working”, eller aktivitetsbaserat arbete, myntades redan för 20 år sedan av ett holländskt företag. De ville skapa ett kontor som var anpassat efter hur medarbetarna faktiskt jobbade – istället för att medarbetarna skulle behöva anpassa sig efter ett traditionellt möblerat kontor. Det aktivitetsbaserade kontoret tog alltså sin utgångspunkt i arbetssättet och inte i ett färdigt inredningskoncept.

I dag finns det flera kontorslösningar som många felaktigt tror är att jobba aktivitetsbaserat. 

Desksharing är ett exempel. Här utgår man enbart från beläggningsgraden med målet att minska ner kontorsytan till ett minimum. Vanligt är att man har en mängd skrivbord som medarbetarna förväntas dela på, och det finns inga alternativ. Medarbetarna blir stressade över att inte veta om de har en plats att jobba vid och utsätts ofta för konstanta avbrott i form av konversationer och telefonsamtal. Flexkontor är ett annat exempel. Här saknar medarbetarna fasta platser. Den minskade ytan som blir resultatet av att man har färre antal skrivbord i förhållande till antalet medarbetare, utnyttjas bland annat till att konstruera samtalsrum, mötesrum och mötesplatser. Flexkontor förväxlas ofta med aktivitetsbaserade kontor eftersom det finns många ytor att välja mellan, men den positiva effekten uteblir eftersom kontoret i grunden inte är utformat efter hur organisationen arbetar. Det nya kontoret riskerar istället att bli en plats för stress och missnöje.

sex steg till framgång

Oberoende av vilken typ av kontorslösning man landar i framöver pratar Kinnarps om sex steg till en framgångsrik kontorsmiljö.

1. VISION & INSPIRATION - Varför vill ni ha ett nytt kontor, vad vill ni uppnå? Det första steget i processen handlar om att skapa samsyn kring visioner och mål. Syftet är att skapa delaktighet och engagemang. Ju mer dina medarbetare vet, desto mindre blir rädslan för förändring – och desto större blir entusiasmen för det nya.

2. KARTLÄGGNING - Hur jobbar ni just nu? Hur ser arbetsmönstret ut på ert kontor – vilka lösningar fungerar och vad upplever ni att ni saknar? Hela poängen med Next Office är att inte pressa in individer och organisationer i koncept. Istället utgår vi från just era arbetssätt och behov för att skapa en lösning som kan matcha er verksamhet i framtiden. 

3. RESULTAT & STRATEGI - Jobbar ni verkligen på det sättet som ni tror? Det här är en spännande fas i projektet eftersom resultaten av kartläggningen ofta ger alldeles nya kunskaper om hur verksamheten fungerar och vilka möjligheter som finns att utveckla era arbetssätt.

4. INREDNINGSLÖSNING - Hur kan det nya kontoret utformas för att möta just era behov? Nu är det dags att konkretisera. Vi förankrar resultat och strategi hos medarbetarna och översätter strategin till ett konkret inredningsförslag med aktivitetsplatser som har skräddarsytts för era behov.

5. IMPLEMENTERING - Hur gör man? Hur fungerar de höj- och sänkbara skrivborden? Varför ska man använda dem? Och hur ställer man in den ergonomiska kontorsstolen? Hur använder man bokningssystemet, mötesplatserna och de olika telefonplatserna? Nu får alla medarbetare en bra introduktion till miljön och eventuella nya arbetssätt.

6. UPPFÖLJNING - Hur blev det? När ni har använt kontoret i minst sex månader görs en efteranalys där resultatet utvärderas i förhållande till vision och mål. Vi gör också en jämförelse med de data som vi har från ert tidigare kontor och ser vad som har förbättrats.