"Vi är mitt i prototypfasen"

Efter pandemin har begreppet "det nya normala" varit föremål för diskussion, men faktum är att vi ännu inte har nått målet. Vi navigerar genom en pågående process där vi dagligen konfronteras med nya verktyg och möjligheter. Vad framtidens arbete egentligen innebär är något vi fortfarande formar. Det är en långsiktig resa där varje förändring, varje experiment och varje misstag leder oss närmare vårt mål. Vi tror att själva resan är det centrala i sammanhanget. Att inte skynda fram resultatet utan istället låta innovation födas i det okända – likt alla innovationsprocesser gäller den viktigaste egenskapen, förmågan att omfamna och hantera osäkerhet.

Ett “High Chaparral” av arbetskulturer

Pandemin skapade vad man kan likna vid ett 'High Chaparral' när personalen snabbt omlokaliserade sina arbetsplatser till hemmet. En rörig, snabb och oförutsägbar omställning där arbetsmiljön och arbetskulturen drastiskt förändrades på kort tid. Det fanns ingen lagstiftning som reglerade utformningen av hemarbetsplatser, och arbetsgivare gav inga specifika riktlinjer om hur eller när arbetet skulle utföras. Därför skapade individer sina egna rutiner, arbetskulturer och målsättningar, alla blev sin egen mikro-chef.

Efter pandemin har begreppet "det nya normala" varit föremål för diskussion, men faktum är att vi ännu inte har nått målet. 

Organisationer förlorade gradvis kontrollen över sina medarbetare, och en av de mest debatterade frågorna var huruvida produktiviteten och innovationsnivån påverkades under denna period. I efterhand vet vi nu att produktiviteten faktiskt ökade till en viss grad under de första månaderna. Många medarbetare upplevde att de blev mer produktiva och ansåg att hemarbete inte negativt påverkade deras relationer med kollegor.

Det är dock viktigt att notera att den ökade produktiviteten ofta var koncentrerad inom enskilda avdelningar, “silos”. Kontakten med andra avdelningar uteblev nästan helt, vilket var en av anledningarna till att innovation, nya affärer och intern utveckling faktiskt sjönk under den första perioden av pandemin. Det var en påtvingad förändring där organisationerna agerade i survival mode. Man gjorde vad som krävdes för att ta sig igenom pandemin. Många verksamheter hade inga bra rutiner för distansarbete. Kanske hade man hoppats på att allt skulle återgå till det normala, 'så som det var förr'. Men de stora organisationer som har försökt att tvinga tillbaka sina medarbetare har stött på stort motstånd.

Man kanske kan kompromissa men man är inte redo att återgå till hur det var. Det var helt enkelt inte bättre förr. De som påtvingade sina medarbetare hundraprocentig närvaro på kontoret förlorade en betydande del av sin högkvalificerade arbetskraft. Många av dem som valde att lämna sina befattningar hade flera års, ibland decennier, värdefull erfarenhet inom företaget. Möjligheten att arbeta på distans har förvandlats till en ny standard för att berika kontorsarbetet, och detta är något som man inte är redo att avstå ifrån. Det utgör ett av de centrala motiven till varför det är klokt för oss att reflektera och noga utvärdera vår arbetskultur.

Prototypfasen

För att skapa något nytt krävs en betydande insats av arbete, tid och tålamod. De som någonsin har varit involverade i innovations- eller utvecklingsprojekt förstår vikten av en kultur och miljö som främjar innovation och tillåter experiment, misstag, reflektion, och ständiga förbättringar. Det är precis här vi befinner oss nu när det gäller arbetslivet, i en slags prototypfas.

Under pandemin pressades ett nytt arbetssätt fram som kom att kallas "det nya normala." Vi tvingades helt enkelt till nya rutiner av en världsomfattande förändring som ingen kunde påverka eller styra. Denna första utgåva av ett nytt arbetssätt har inte bara väckt frågor utan även skapat problem som måste hanteras. Vi har stött på hinder och utmaningar på vägen, men samtidigt upptäckt nya möjligheter och potential som vi tidigare inte hade föreställt oss. Det är tydligt att vårt arbetsliv inte längre är begränsat av det fysiska kontoret, och vår förmåga att samarbeta och kommunicera fungerar för det mesta i den digitala miljön.

Däremot är det den mentala inställningen till arbete som utgör det främsta hindret i denna övergång. Trots framstegen inom modern arbetsmiljö finns fortfarande ett starkt fäste av den gamla övertygelsen att 'är man inte på sin arbetsplats så arbetar man inte', särskilt bland chefer som kanske saknar nödvändiga verktyg, kompetens eller erfarenhet för att effektivt leda sina team på distans. 

<< Banner-position >>

För att fullt ut omfamna den moderna arbetsmiljön och dra nytta av de möjligheter som den digitala eran erbjuder är det avgörande att aktivt omdefiniera vår syn på arbete och anpassa oss till de nya villkoren. Detta är vägen mot att uppnå maximal produktivitet och effektivitet i dagens arbetsvärld.

Utvärdera och omvärdera

Den nya testfas vi nu går in i kräver att vi noga måste utvärdera och omvärdera det som har varit och göra de anpassningar som krävs för att kunna ta ytterligare steg mot framtiden. Därför är en fördjupad förståelse av hur organisationer faktiskt fungerar avgörande.

Internationella medarbetarstudier har genomförts av exempelvis Reworc och Leesman Index med flera, för att granska anställdas arbetsmönster och rutiner, både på arbetsplatsen och i hemmiljö, både under och efter pandemin. Många av dessa studier har visat att innovation faktiskt har blomstrat inom vissa branscher som har hittat sätt att arbeta kreativt i de digitala miljöerna, vilket tyder på att de inte bara har överlevt pandemikrisen utan även trivts med det nya flexibla arbetssättet. Vår förmåga att samarbeta har utvecklats, och de flesta har anpassat sig. 

Men även om de nya möjligheterna till distansarbete har gett oss friheten att fokusera på individuella uppgifter, är det viktigt att inte förlora synen på vikten av samarbete. Samarbete främjar innovation genom att kombinera olika perspektiv, färdigheter och idéer, vilket skapar en dynamisk miljö som stimulerar kreativitet och problemlösning. Denna mångfaldiga input ökar möjligheterna till nyskapande och många problem och utmaningar löses bäst när det samarbetet sker i fysisk form. Ögonkontakt och kroppsspråk är avgörande komponenter i ett effektivt samarbete och kan starkt påverka innovationsprocessen. Genom ögonkontakt etableras en direkt och förtroendefull kommunikation, vilket underlättar förståelse och samarbete. Kroppsspråket ger ytterligare kontext till kommunikationen och hjälper till att tolka känslor och intentioner, vilket skapar en mer nyanserad och rik dialog. Än så länge är det inte möjligt med digitala möteslösningar. 

Arbetslandskapets transformation är en långsiktig resa där varje förändring, varje experiment och varje misstag leder oss närmare målet. 

Att en organisation tillåter hundraprocentigt isolerat hemarbete bara för att det tekniskt sett fungerar kan därför liknas vid ett fotbollslag, där varje spelare kan öva finter och trick ensam hemma i trädgården tills de kan det väldigt bra, men det leder inte till framgång när samarbetet på planen är nödvändigt för ett imponerande gemensamt resultat.  

Flock-kreativitet

Men måste alla medarbetare vara kreativa? Naturligtvis inte, men organisationer måste vara det för att anpassa sig till framtiden. Aldrig tidigare har man därför pratat så mycket om innovation som i dagens företagskultur. Det är den absolut mest efterfrågade framtida egenskapen på arbetsplatser. Det är också ett modeord som återfinns i jobbansökningar, på webbplatser och i artiklar som denna. Men få vet vad det är, och ännu färre vet hur man skapar en innovativ miljö. Kreativitet handlar om att frambringa bra idéer genom att ifrågasätta, se samband och koppla ihop saker. Innovation å andra sidan handlar om att genomföra idéer genom att skapa produkter, tjänster, service och processer.

De senaste åren har många fokuserat på att försöka skapa fysiska miljöer som kan stimulera just kreativiteten och öka innovationen. I och med detta har kontoren fått en ny roll som mötesplats i hopp om att människor blir mer kreativa. Det är naturligtvis ett viktigt redskap för att skapa förutsättningar för spontana möten i en avslappnad miljö men något som ofta faller i glömska är att man måste kurera mötena. Låta rätt människor träffas på rätt sätt. Människor är rädda för obekväma situationer och väljer av naturen samma klick av människor att fika med, småprata med och samarbeta med. 

Men genom att sätta samman olika människor för att gemensamt hantera faktiska utmaningar ger resultat och ett fokusområde för framtidens arbete är därför flock-kreativitet, vilket handlar om gruppernas förmåga att arbeta tillsammans på ett samarbetsinriktat och kreativt sätt. För att främja flock-kreativitet kommer det vara viktigt för organisationer att skapa en kultur som uppmuntrar till experiment, risktagande och eget ansvar och det kommer inte att ske av sig själv som man tidigare har trott. 

Innovationsteam

Det vi förutspår nu är därför en explosion av så kallade innovationsteam. En grupp individer med olika bakgrunder och kompetenser som samarbetar för att generera och utveckla nyskapande idéer. Syftet är att utforska möjligheter för att driva organisationer framåt. Teamen kan bestå av blandade experter och idésprutor för att dra nytta av kunskaper från olika arbetsfält.

Vi ser även en ökande trend med inhyrda innovationsteam eller delar av organisationer som flyttas ut från kontoret och placeras i en kreativ miljö, som till exempel en startup-miljö, för att dra nytta av den drivkraft som finns där. Oavsett om innovationsteamet är permanent eller tillfälligt kan det spela en nyckelroll i att driva företagsutveckling och öka konkurrenskraften genom att hitta nya sätt att möta kundernas behov eller förbättra interna processer. De organisationer som verkligen vill arbeta aktivt mot en mer innovativ miljö kommer med andra ord med hjälp av innovationsteam skapa förutsättningar för flock-kreativitet.

Genom detta arbetssätt kommer vi även att uppleva att de isolerade avdelningarna, som tidigare endast kommunicerade inom sina egna grupper och som utgjorde en huvudorsak till att innovationen hämmades under pandemin, framöver kommer att luckras upp och helt nya möjligheter för samarbete över avdelningsgränserna kommer att bli en naturlig del av arbetssättet. 

Ge det tid

Förändringen vi har genomgått fram till nu, och fortfarande genomgår, är omfattande och komplex. Precis som i alla utvecklingsprojekt är vägen till det färdiga resultatet fylld med iterationer, justeringar och oväntade upptäckter. Arbetslandskapets transformation är en långsiktig resa där varje förändring, varje experiment och varje misstag leder oss närmare målet. Men detta är vår möjlighet att forma och förbättra arbetsvärlden för kommande generationer. Så låt oss ta fler steg framåt istället för att backa och utforska nya möjligheter, skapa innovativa lösningar och utveckla arbetsmiljöer som är meningsfulla. Som med alla stora innovationer kommer resultatet att vara värt väntan.

Av: Jenny Madsen och Niklas Madsen på Superlab