Alla trivs inte bäst i öppna landskap
14 november 2019
“Jag trivs bäst i öppna landskap”, så sjunger Ulf Lundell i sin hitlåt från 1982. Men riktigt så är det inte. Tomas Dalström, beteendevetare, journalist och föreläsare, menar att människan faktiskt inte trivs bäst i öppna landskap.
Trenden med öppna kontorslandskap är sedan länge rotad inom de flesta branscher, och aktivitetsbaserade kontor, med olika arbetszoner är den snabbast växande kontorstypen i nuläget. Tomas Dalström, mångårig författare och journalist har skrivit flera debattartiklar om ämnet öppna kontorslandskap och hur det påverkar hjärnan och vårt sätt att arbeta. Hans senaste bok, som utgår från forskning, heter ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”.
– Öppna kontorslandskap utan tysta rum är, utan tvekan, det absolut sämsta. Det beror på att våra hjärnor är utvecklade för att upptäcka faror. Så fort du ser någon som rör sig eller hör en röst kommer din hjärna att reagera, för den vill veta om det är något som är hotfullt. Det är till och med så att hjärnan uppfattar och tolkar strax innan du medvetet uppfattar vad som sägs. Detta för att du skall få lite extra tid att fly eller försvara dig, säger han.
Enligt Tomas Dalström finns det väldigt lite som faktiskt är positivt med ett öppet kontorslandskap. Men varför har de då blivit så populära? Svaret är ganska enkelt – det är kostnadseffektivt.
– Tittar man på det med en ekonomichefs ögon är det mer lönsamt för att man kan klämma ihop fler människor på en liten yta.
Öppna kontorslandskap utan tysta rum är, utan tvekan, det absolut sämsta. Det beror på att våra hjärnor är utvecklade för att upptäcka faror.
Men det kan också bli en dyr historia för företaget. Forskning visar på att en anställds produktivitet kan minska med upp till 66 procent om personen sitter i ett rum med mycket liv och rörelse.
– Om en persons produktivitet minskar med 6 minuter per timme under 10 månader, på grund av olika distraktioner, motsvarar det samma summa som företaget betalar i personalkostnad, för en månads arbete. Genom att trycka ihop folk i ett sådant landskap kan det snabbt bli röda siffror. Alltså tvärtemot vad många tror, konstaterar Tomas Dalström.
Bättre med aktivitetsbaserat
Ett aktivitetsbaserat kontor som funkar på rätt sätt kan dock vara bra. Där har den anställde möjlighet att gå in ett tyst rum och man väljer arbetsplats efter arbetsuppgift.
– Men forskning visar att de flesta sitter kvar bland sina kompisar trots att de borde byta arbetsplats, en förklaring till det är att de inte inser eller förstår att de är störda. Och det andra är att de vill vara med om surret, skvallret och skrattet. Belöningssystemet prioriterar det kortsiktiga målet, det sociala, istället för det långsiktiga, arbetsuppgiften.
För att få ut så mycket av ett aktivitetsbaserat kontor som möjligt måste man bygga en bra miljö och det måste vara väl isolerat mellan tysta rum och andra ytor, och genomtänkt utifrån vilka arbetsuppgifter som finns och vilka personer som jobbar där.
– Forskning visar att de som flyttar 4-6 gånger mellan olika zoner under dagen presterar bättre än de som sitter på samma arbetsplats hela tiden. Det är därför viktigt att röra på sig, säger Tomas Dalström.
Råd till chefer
Det är inte alltid det finns ett alternativt till att sitta i ett öppet kontorslandskap. För att då göra det bästa av situationen finns det faktiskt saker man kan göra.
– Hörlurar, som dämpar ljudet utifrån, är bättre än ljud som stör hela tiden. Man kan lyssna på exempelvis klassisk musik. Om man lyssnar på musik man gillar sjunker arbetskapaciteten. Arbetsminnet kan bara göra en sak i taget och när man hör de klämmiga refrängerna och sjunger med får inte arbetsuppgiften plats och man blir mindre produktiv. Lägg också till att våra hjärnor dras till rörelser i det öppna kontoret, så avskärmningar som begränsar synfältet är avgörande, fortsätter han.
Tomas Dalström råder chefer runt om i landet att vara väldigt öppna för att låta de anställda arbeta på platser utanför kontoret och att hemmet faktiskt kan vara en bra plats att arbeta ifrån om det inte finns några ljud och rörelser som stör.
– Människor är olika. Extroverta personer drivs av det sociala medan introverta drivs av tystnaden. När introverta blir störda kan inte de prestera bra och mycket extroverta personer kan skapa ett stort produktivitetstapp, med många inblandade, avslutar han.
