Bli ett mötesproffs

Informationsmöten, avdelningsmöten, veckomöten, avstämningsmöten…. Visste du att vi svenskar lägger cirka 30 procent av all arbetstid på möten? För chefer rör det sig om så mycket som 60 procent. Samtidigt upplevs hälften av alla möten som ineffektiva. Detta enligt konferensorganisationen Svenska Möten. Det motsvarar hela fyra arbetsveckor per år som vi kastar bort på dåliga möten.

Så, är möten bara av ondo? Nej, de flesta är nog överens om att de många gånger fyller en viktig funktion när det gäller att fatta beslut, kommunicera och planera. Dessutom främjar de medbestämmande och inflytande på företaget. Men bra möten ger sig inte av sig självt, utan kräver ett medvetet arbete. Och företag som är beredda att anstränga sig lite har allt att vinna: färre produktiva timmar som går förlorade och mindre pengar i sjön. Och, sist men inte minst, gladare och mindre stressade medarbetare.

Bra möten ger sig inte av sig självt, utan kräver ett medvetet arbete.

Ofta sätter vi på ren rutin mötestiden till en timme, men vad är det som säger att ni inte kan hinna med det ni ska på 45 minuter?

Flex Applications 13 tips för effektivare möten

Att åstadkomma bra möten är knappast någon raketforskning. I grunden är det tre saker som behövs: en genomtänkt mötespolicy, ordentliga förberedelser före och god disciplin under själva mötet.

1. Ta fram en mötespolicy

En viktig grundbult för effektiva möten är gemensamma spelregler. Mötespolicyn bör innehålla svar på frågor som: Vad vill vi uppnå med våra möten? Hur långa bör de vara? Vem/vilka sammankallar till möten? Vilka förhållningsregler har vi, till exempel när det gäller att komma i tid och svara i telefon? Sist men inte minst, kommunicera ut policyn och påminn varandra om de spelregler ni kommit överens om.

2. Formulera syfte och sätt en agenda

Inget möte utan ett tydligt syfte. Handlar mötet om att ta beslut, diskutera, delge information eller brainstorma? Gör en agenda och sätt en tidsram för varje punkt som ska avhandlas. Se till att de viktigaste frågorna placeras överst på agendan, eftersom det är dessa som brukar få mest fokus. Tänk även på ditt ansvar som mötesdeltagare; om du blir kallad som deltagare till ett möte utan tydligt syfte, begär då att få det presenterat för dig och övriga deltagare.

3. Mejla istället?

Innan du skickar ut din kallelse, tänk ett varv extra om ett möte är absolut nödvändigt mot bakgrund av det tänkta syftet. Kan ett rent informationsmöte ersättas av ett mejl? Fråga er även om det måste vara ett fysiskt möte eller om det räcker det med ett webb-/telefonmöte (ett övervägande som förstås är extra viktigt om deltagarna har långt att åka).

4. Förbered mötet

Förberedelse är A och O, det gäller i allra högsta grad för möten. Skicka ut agendan (inklusive syfte och mål) till deltagarna i god tid. Var tydlig med på vilket sätt deltagarna kan förbereda sig och vad de förväntas bidra med. Skicka ut relevanta dokument och bakgrundsmaterial med god marginal före mötet. På så sätt ser du till att alla har samma utgångsläge när mötet väl sätter igång och ni slipper ödsla tid på att gå igenom bakgrundsdetaljer.

5. Utmana entimmesnormen

Ofta sätter vi på ren rutin mötestiden till en timme, men vad är det som säger att ni inte kan hinna med det ni ska på 45 minuter? Eller till och med 30 minuter? Prova att korta tiden och utvärdera resultatet i efterhand. Förhoppningsvis upptäcker ni att ni prioriterar bättre och bli mer effektiva bara ni är inställda på hur mycket tid mötet får ta från början.

6. Bjud inte alla

Bjud inte slentrianmässigt in alla till mötet, utan tänk efter vilka som verkligen behöver delta. Mötets syfte och mål ska alltid avgöra. Alla behöver kanske inte heller delta i alla moment? Med rätt personer på plats blir ni för det första mer effektiva. För det andra håller ni energin och motivationen uppe när ingen ”sitter av tiden” utan alla känner att de fyller en viktig funktion.

<< Banner-position >>

7. Digitalisera möteshanteringen

Det finns en mängd digitala lösningar som gör det enkelt att skapa mötesnoteringar och dela dem med andra, till exempel OneNote, Trello och Evernote. Med samma verktyg kan du även göra agendan tillgänglig och låta kollegorna komplettera med sina punkter. Du kan även spara tid och få bättre struktur genom att integrera mötesprotokollet med din att-göra-lista. I OneNote kan du exempelvis markera de ord som du vill omvandla till en arbetsuppgift, och uppgiften kommer att dyka upp med en flagga i din Outlook. Uppgiftshanteringen i Flex HRM är ett annat smart verktyg som hjälper er se till att viktiga uppgifter inte faller mellan stolarna. Här kan chefer och HR-avdelning skapa uppgifter för en mängd olika arbetsmoment och tilldela dem till rätt personer. Medarbetarna får sedan en påminnelse som e-postmeddelande eller som en pushnotis i telefonen när deadline närmar sig.

8. Tydliga roller

Gör det tydligt från början vem som är mötesledare, det vill säga vem som har ansvar att leda samtalet, se till att ni håller er till agendan och fördela ordet. Fundera även över lämpligt sätt att dokumentera mötet och vem som är ansvarig för det.

9. Koppla bort alla distraktioner

Fullt fokus! Vi vet väl alla hur mobiler och annan teknik har en tendens att pocka på vår uppmärksamhet. Allra helst ska du därför lämna mobilen utanför mötesrummet. Är det inte möjligt, använd stör-inte-funktionen som bara släpper igenom några få förvalda nummer. Behöver ni ha datorn med för att exempelvis dokumentera, se till att stänga av alla störande mejlnotiser och andra aviseringar.

10. Parkeringsmetoden

Trots att ni har en tydlig agenda kommer det med all säkerhet att dyka upp ett och annat sidospår under mötet. Som mötesledare är det då din uppgift att påminna gruppen att ni glider bort från ämnet. För att ändå kunna fånga upp de idéer som känns meningsfulla att gå vidare med vid ett annat tillfälle är tipset att göra en så kallad parkeringsplats. Använd exempelvis ett blädderblock eller en whiteboard och skriv upp alla idéer där. Gå sedan igenom alla punkter i slutet av mötet.

11. Var kreativa

Är era möten rena sömnpiller? Fastnar ni ofta i detaljfrågor? Regelbundna pauser och bensträckare brukar vara bra sätt att fylla på med energi. Försök också att skapa variation genom att lägga in mer praktiska moment och alternativa arbetsformer, exempelvis ”bikupan” (diskussioner i smågrupper), gula lappövningar eller gå laget runt. I denna metodbank från Vision finns praktiska tips på övningar och metoder som kan hjälpa er att få fart på diskussionerna under era möten.

12. Kom i tid och sluta i tid

Var disciplinerade och se till att ni både börjar och avslutar mötet i tid. Det handlar om respekten för att allas tid är värdefull. Har alla inte dykt upp på utsatt tid? Börja ändå! På så sätt blir det tydligt för alla att ankomst i tid är en princip ni inte tummar på.

13. Avrunda och dokumentera

Avrunda genom att sammanfatta vad ni har kommit fram till. Var noga med att dokumentera beslut och åtgärder. Vem gör vad och när ska det vara gjort?