Coronasäkra höstens möten
8 september 2020
Svenska Mötens senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. Samtidigt tyder mycket på att vi kommer att få leva med fysisk distansering ett tag till. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har de tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett coronasäkert möte för alla deltagare.
Anläggningen
Mötesanläggningar över hela Sverige har vidtagit en lång rad åtgärder för säkrare möten. Bland annat möbleras möteslokaler och matsalar glesare, bufféerna är på många håll borttagna, städrutiner är säkerställda, tekniken är anpassad för att deltagare ska kunna delta digitalt på distans och stationer med handsprit är utställda över hela anläggningen. Läs mer om vilka smittskyddsåtgärder som vidtas på mötesanläggningar >>
✓ Fråga anläggningen om vilka åtgärder de vidtagit under Covid-19 pandemin. Det kan inkludera:
– Tillfälligt generösare avbokningsregler
– Extra städning mellan grupper och i pauser
– Vilka åtgärder som vidtagits för att undvika trängsel kring barer, bufféer och fikabord
– Hur olika konferensgrupper hålls separerade från varandra
– Om de kan erbjuda egna hotellkorridorer för din grupp
Möteslokalen
✓ Kan mötet delas upp i flera mindre lokaler, eller kanske till och med under flera dagar, för att sprida ut deltagarna?
✓ Fråga efter så kallad “coronasittning” med glesare möblering mellan stolarna för att enklare kunna hålla avstånd.
✓ Kan vissa delar av mötet, exempelvis promenadmöten eller fikapauser, planeras utomhus?
Tekniken
✓ Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan deltaga digitalt?
✓ Finns videoskärm, teknik för livestreaming eller studio på plats på anläggningen?
✓ Behöver ni en tekniker på plats om vissa deltar på distans?
✓ Räcker er egna licens i t.ex. Teams eller Zoom eller behöver ni hjälp av anläggningens licenser för digitala möten?
Övernattning
✓ Om mötet är med övernattning, boka enkelrum för alla deltagare som en extra trygghet.
✓ Fråga om anläggningen kan erbjuda egna hotellkorridorer för dina deltagare.
✓ Hur serveras frukosten? Har exempelvis anläggningen “slot-tider” för olika grupper för att undvika trängsel?
Aktiviteter
✓ Se till att planera in en coronasäker aktivitet där deltagarna kan hålla avstånd, samtidigt som ni bygger lagandan och samarbetet. De flesta mötesanläggningar erbjuder en lång rad teambyggande utomhusaktiviteter som tillåter social distansering.
Transport
✓ Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt?
Eget ansvar
✓ Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.
