Framtidens kontor i krisens fotspår

Jonas Westerlund har varit med och skapat en av världens största databaser enligt Leesman Index. Som ansvarig för Future Workplace på Volvo Group har han genomfört ett stort antal projekt för att skapa modernare arbetsplatser. 

- Jag har bedrivit vad man kan kalla för intern forskning på Volvo och har bland annat gjort beläggningsstudier på 15 000 medarbetare i drygt 30 projekt.

Den stora datamängden har Jonas Westerlund kunnat studera under fem år men tar nu slutsatserna och erfarenheterna med sig till den nya arbetsgivaren Tenant & Partner. Och delar även med sig till Lokalguiden. 

Mest mobil vinner

- När jag började arbeta med arbetsplatsförändringar för fem år sedan strävade man efter att inte vara mobil. Alla ville behålla sin fasta kontorsplats. En förändringsprocess startade alltid i diskussionen om eget rum eller inte. Allt handlade om individens förutsättningar, hur medarbetarna skulle klara sig i den nya kontorsmiljön och vilken den minst riskfyllda förändringen var. Vinnaren i förändringen var helt enkelt den som inte behövde förändra sig. 

Idag är mobilitet ett av de viktigaste nyckelorden och den som drar det längsta strået på kontoret har istället blivit den som inte behöver vara beroende av en specifik plats, fortsätter Jonas Westerlund. 

Dagens vinnare är den som får möjlighet att jobba var som helst. Det kommer vi att märka inte minst utifrån det vi upplever just nu.

- Dagens vinnare är den som får möjlighet att jobba var som helst. Det kommer vi att märka inte minst utifrån det vi upplever just nu. Många företag kommer att inse att det fungerade alldeles utmärkt när personalen jobbade hemma under Coronakrisen. Kanske inte helt perfekt, det finns många utmaningar, men man kommer nog landa i att det är möjligt att hitta en balans. Att jobba hemifrån kommer inte längre ha en negativ klang, man kommer förhoppningsvis inte längre behöva förklara sig var man sitter eller varför.

Kartan kommer ritas om

Att kunna arbeta fritt kommer dessutom att bli ett krav på ett helt annat sätt, spår han. 

- Jag tror att de flesta kommer att förvänta sig att kunna vara mobila, med hjälp av den teknik som behövs. Och inte bara millennials utan människor från alla generationer. Det kommer också att handla om möjligheten att skapa en worklife balance, att underlätta vardagspusslet. Jag hoppas att vi kommer att få se fler satellitkontor utanför de större städerna, för dem som behöver ytterligare en lösning. Kanske vissa coworkingytor mitt i centrum kan flytta ut till mindre satellitkontor så att man inte behöver pendla in till stan varje dag. Då blir lösningen ett mellanting av att jobba hemma och åka in till kontoret i stan, egentligen aktivitetsbaserat på riktigt. Det kommer även hjälpa i bristen på en ergonomiskt utformad plats hemma och det kommer också medföra en ökad samhörighetskänsla i närområdet där man bor.

Beläggningsgraden på ett typiskt kontor innan krisen var 32 % på skrivbord och 60 % i byggnaden som helhet. Jonas Westerlund spår att dessa procenttal kommer att sjunka ytterligare, ner mot 25 % respektive 45 %, något som kommer möjliggöra att nyckeltalen på aktivitetsbaserade lösningar kan bli ännu effektivare. Från att ligga på cirka 11 kvadratmeter per person kommer vi kunna se allt fler lösningar hela vägen ner mot 7 kvadratmeter med bibehållen, eller till och med, ökad produktivitet. En del av den besparingen kommer kunna användas till att satsa på flexibla hyreskontrakt utanför centrum med en prismodell som också är flexibel, baserad på nyttjandegrad och antal personer, inte kvadratmeter.

- Jag tror att arbetsmarknaden kommer att förändras när det kommer till geografisk placering. Alla jobbannonser jag ser idag har antingen en angiven ort eller möjligen en flexibel ort. Men det är alltid givet att den sökande ska kunna ta sig till en specifik byggnad och jobba i den. Våra erfarenheter från krisen kommer leda till att en mängd av tjänster kommer vara oberoende av plats. Det kommer bredda arbetsmarknaden enormt och dessutom öka den aktiva tid verksamheter kan bedrivas tack vare tidsskillnaderna. Jag tror faktiskt att den här situationen vi är i just nu kommer att rita om kartan en hel del. 

Empati och omsorg får råda

Jonas Westerlund tror också att fokus kommer att riktas från den enskilda individen till team. 

- Det handlar om att anpassa de nya kontoren till att fungera även för olika team. Man måste ta tid att analysera olika team i verksamheten och även hur de förändras över tid. I samma veva som många startat sin resa mot ett aktivitetsbaserat kontor har många också börjat sina digitaliseringsresor i kärnverksamheten. Det har gjort att efterfrågan på att jobba i team och agila arbetssätt har kommit mer och mer. Vi kommer dock att se en varierande inställning till att sitta ihop efter krisen. Social distansering kommer under en tid att vara en faktor på arbetsplatserna, men kommer att återgå till ett normalläge med tiden. Städning av kontoren kommer dock att öka till en högre nivå permanent och troligen kommer vi också välja att jobba hemma i större grad, vid minsta tecken på sjukdom. Detta kommer i sin tur minska smittorisken på arbetsplatserna. 

<< Banner-position >>

- Dessutom tror jag att vi kommer att se fler blandade kontorslösningar framöver och det kommer inte vara lika känsligt att göra undantag. Jag hoppas och tror att empati och omsorgen om varandra kommer att styra. Att man kommer inse att en specifik lösning inte passar för alla och att undantagen inte kommer att vara något negativt. Olika lösningar för olika människor inom samma kontor är det absolut bästa.

Vi har saknat att träffas och över tid kommer det gynna den personliga närvaron i våra möten. Vi kommer att luta oss mer framåt och mindre bakåt runt konferensbordet.

- Vid en förändringsprocess innan krisen var nyckelorden digitala arbetssätt och tillit till varandra trots att man inte skulle komma att se eller sitta tillsammans. I den delen av förändringen har vi nu tagit ett rejält kliv framåt. Sannolikt kommer vi komma att se motreaktioner i spåren av krisen men över tid kommer våra erfarenheter leda till ökad känsla av samhörighet även på distans och att samarbete i stor grad sker konstant, inte bara när vi fysiskt sitter bredvid varandra.

Nya insikter

Vi har kunnat ta del av många bra guider med tips och råd för en effektiv arbetsdag hemma under krisen. Vi har också tränat oss i mötesteknik. Jonas Westerlund tror detta kommer effektivisera våra arbetssätt även efter situationen vi befinner oss i nu. 

- Vi kommer ta med oss en ökad medvetenhet om att strukturera och prioritera dagen. Vad är egentligen viktigast idag? Vilka behöver jag arbeta tillsammans med? Var är bästa platsen för att utföra det? Vi kommer också ta med oss insikten om värdet av andras tid och minska antalet möten då vi kallar personer vars tid vi eventuellt slösar med genom att de bara sitter med. Vi kommer också prata mindre i munnen på varandra och blir bättre på att börja och sluta i tid. Och vi kommer att vara mer engagerade när vi ses. Vi har saknat att träffas och över tid kommer det gynna den personliga närvaron i våra möten. Vi kommer att luta oss mer framåt och mindre bakåt runt konferensbordet.

Det perfekta kontoret?

Jonas Westerlund har gjort en hel del studiebesök på olika kontor genom åren och frågan måste ju ställas; finns det perfekta kontoret? 

- Nja, vi kan inte prata om det perfekt kontoret, menar han. Men om lösningen är rätt balanserad och matchar kulturen man vill nå, och alla tekniska förutsättningar finns på plats, är det alla dagar i veckan bättre att sitta i ett aktivitetsbaserat kontor än på en fast plats i ett öppet landskap. Det  handlar om att lyfta blicken och få det att inte bara handla om ett kontor utan försöka förändra vårt sätt att se på arbete generellt, både digitalt och kulturellt. När man ska skapa ett aktivitetsbaserat kontor måste man ta reda på varför man gör det och skapa både deltagande och engagemang. Det perfekta kontoret kommer när engagemang och tid tillsammans frigörs. 

Fokusera på det tysta

Och när man dimensionerar rätt. 

- Min hjärtefråga är att satsa på fokuszonerna först, alltså de stängda och tysta miljöerna. De öppna loungemiljöerna kommer sist. Gör man tvärtom blir det mindre bra. Det finns nog ingen som klagat på att de haft för få loungesoffor på kontoret. Jag har också besökt kontor där det finns ett dödstyst rum utan fönster längst in i ett hörn och resten av kontoret är öppet. Det gäller istället att balansera rätt och skapa miljöer som ligger mittemellan det stängda och det öppna.

- Jag jobbar också mycket med akustiken, med bra tjocklek och höjd både på textilier och absorbenter och med produkter av bra kvalitet.

- Det handlar även om att försvara det som är lite fulare på bild. När vi ser bilder från aktivitetsbaserade kontor visar de alltid en snygg entré och fräcka loungeytor, alltså det som kunderna ser. Vi ser inte så ofta bilder på det tysta hörnet eller på skrivbordsmiljöerna. 

Vad tycker man om?

Om vi slutligen går tillbaka till de där 15 000 medarbetarna som tagit sig tid att svara på enkäter om sin arbetsmiljö då. Vad är det egentligen folk tycker om på sina aktivitetsbaserade kontor?

- Man tycker om att ha möjligheten att kontrollera själv när man vill sitta i en stängd miljö och även tillgången på flera små rum. Även möjligheten till just variation och att man faktiskt ofta har utmanat sig och förändrat sitt sätt att arbeta. Många anger också att de blivit mer produktiva. Det finns faktiskt siffror som visar på att en produktivitetsökning på 30-100 %  är ett vanligt utfall när man genomfört processen på rätt sätt. Dessutom anger många att det blivit ett annat flöde i lokalerna, att man nu träffar nya människor och att lärandet av andra och även teamkänslan har ökat. När man går över till att jobba aktivitetsbaserat uppgraderas ofta tekniken och tekniska investeringar görs, det gillar man också. Det innebär nämligen att fler blir mobila och då kommer vi tillbaka till kärnan; ju mer mobil man är desto nöjdare blir man, konstaterar Jonas Westerlund avslutningsvis.