"Kontoren behövs mer än någonsin"

Under våren skedde en omställning av kontorslivet som saknar motstycke i modern historia. Det visade sig att både hård- och mjukvara låg långt före den allmänna kunskapen. Så när vi kontorsarbetare plötsligt blev tvungna att lära oss gick det alldeles utmärkt att komma åt jobbservern och hålla digitala möten hemifrån. Ganska snabbt infann sig en rätt skön känsla, när man kunde njuta av vårsolen i sommarstugan men ändå sköta sitt arbete någorlunda väl. En tidigare stressad storstadstillvaro på gränsen till utbrändhet övergick till en rätt behaglig semesterkänsla. Eller?

Den som kan erbjuda sina medarbetare ett både funktionellt och inspirerande, identitetsstarkt kontor kryddat med viss frihet att arbeta hemifrån vid behov, tror jag kommer att vara vinnaren. 

De som upplevde detta var snabba med att förmedla denna i deras ögon positiva kontorsrevolution för omvärlden. För andra blev det istället en rätt jobbig tillvaro där en hel familj skulle samsas i en liten lägenhet. Två heltidsarbeten och ett par skolutbildningar fick turas om att använda köksbord, soffa eller sovrum som arbetsplats. När ryggen tog stryk av alltför långa sessioner på en dålig stol fick strykbrädan agera ståbord. Vi förstod dock krissituationen och fick bita ihop, kanske ända till sommaren. Sedan skulle det bli hemester med vila och till hösten skulle det bli som vanligt igen. Så blev det inte. I den seglivade pandemin märks nu en gradvis förändrad syn på hemarbetets förträfflighet.

Underbetyg till kontoren

Brittiska arbetsplatsanalysföretaget Leesman har låtit över 125 000 personer svara på hur det har fungerat att arbeta hemifrån under pandemin. Dessa individer upplever generellt att det fungerat mycket bra. Men, och det är viktigt, spridningen i svaren är mycket stor. Man bör med andra ord akta sig för att dra generella slutsatser. Spridningen i åsikterna hänger starkt ihop med ens möjlighet att arbeta på ett bra sätt hemifrån, där endast 1/3 har en ordentlig arbetsplats. Det beror också på vilken arbetsmiljö man har på kontoret som man jämför sitt hemmakontor med. Att många anser att det fungerar bättre att arbeta indivduellt fokuserat hemifrån än på kontoret bör ses som ett underbetyg till kontoren, som ofta saknar just bra miljöer för fokuserat arbete. Leesmans underlag både före och under Corona visar tydligt hur viktigt det är för individer att ha en arbetsmiljö som stödjer det individuella arbetet. Att fuska med miljöer för gemensamt arbete upplevs alltså som ett betydligt mindre problem än om man fuskar med miljöer för individuellt arbete.

jaga inte endast färre kvadratmetrar

Före Corona fanns två starka kontorstrender i de flesta av våra projekt, varav den ena är aktivitetsbaserade kontor. En bra metod för att utifrån medarbetarnas och organisationens faktiska behov forma kontor med en skräddarsydd palett av miljöer som i kombination med hög mobilitet skapar ett både funktionellt och trivsamt kontor. Tyvärr har denna metod successivt missbrukats allt mer, vilket resulterar i nyckeltalsminimerade kontor där paletten endast består av tätt möblerade trälhav med färre skrivbord än medarbetare. Jakten på kvadratmetrar har ofta vunnit över faktiska behov. Jag anser att med rätt analys och utformning är aktivitetsbaserade kontor en bra lösning för de flesta. Efter Corona kommer sannolikt få kunna hävda nödvändigheten i att ha ett eget rum eller skrivbord.

Dra inte för snabba slutsatser

Den andra trenden är alltmer organiserat teamarbete, till exempel i så kallade Agila team. Dessa grupper om 4–12 personer uttrycker ett starkt behov av miljöer som kan kombinera kreativt samarbete, täta avstämningar och individuellt högfokuserat arbete. Svaret på detta har tidigare varit gemensam fysisk närvaro på en egen teamyta. Hur har det då fungerat när dessa grupper plötsligt blivit distribuerade till sina respektive hem? Jo, under våren kunde många glida på vågen av redan uppstartade projekt och det gick förvånansvärt bra att fortsätta utspridda i sina hem – arbete som redan är definierat eller som går på ren rutin går utmärkt hemifrån. Om du dessutom har en bra arbetsmiljö hemma och en rätt dålig på kontoret, samt om uppgifterna kräver högt fokus, ja då är valet enkelt. När man däremot behövt starta upp nya projekt, eller när det krävts extra kreativitet eller innovation, så fungerade det rätt uselt. Då behövs något annat, som ett fysiskt kontor med rätt inspirerande och funktionella miljöer, plus det som kunniga kollegor kan erbjuda.

<< Banner-position >>

De vittnesmål om hemarbete som hörts, likväl som Leesmans studier, är baserade på individers upplevelse av hur arbetsmiljön uppfyller hens behov och hur hen upplever sin produktivitet. Vi vet samtidigt att individens upplevda effektivitet inte alls behöver vara samma sak som gruppens eller företagets egentliga effektivitet. Det är med denna kunskap vi försöker skapa kontorsmiljöer som uppmuntrar till både planerat och oplanerat samarbete. Det är därför vi skapar kaffebarer med åtta sorters kaffe  som lockar medarbetare och som placeras så att möten över avdelningsgränser är oundvikliga.

utvecklingen har fått en skjuts framåt

Att med hjälp av digital teknik kunna arbeta mer mobilt är inte något nytt. Det är en utveckling som pågått länge, men som nu har tagit ett jättekliv framåt. Det skapar många positiva möjligheter, såsom att undvika längre resor för möten och att enklare kunna stanna hemma vid förkylning.

Även frågan om arbetsmiljöer i form av hubbar eller coworking har aktualiserats. För alla dem som inte har en bra arbetsmiljö hemma ser jag framför mig en ny form av lokal coworking. Varför inte i bostadsrättsföreningen? Det borde vara lika naturligt som att ha en gemensam övernatttnings- eller festyta. Eller i kvarteret där någon kanske kombinerar café med arbetsplatser. Inte med de vanliga små, runda caféborden med djupa minifåtöljer, utan riktiga ergonomiska arbetsplatser och små rum att stänga in sig i när teammötet blir högljutt eller koncentrationen pockar på.

Företagskultur förstärks av kontoret

Vad betyder allt detta för hur våra kontor kommer att se ut framöver? Bra utformade, moderna kontor har vi tidigare utformat baserat på hur medarbetarna arbetar; vilka aktiviteter de gör och i vilken utsträckning. I snitt genomförs cirka 50–60% individuellt arbete och 40–50% gemensamt. Det har spekulerats i att allt individuellt arbete i framtiden lär ske från hemmet, men detta kommer av flera skäl inte att vara fallet. Det skulle i så fall kräva att allt individuellt arbete behöver förläggas på hela enskilda dagar, men i verkligheten varierar individuellt och gemensamt arbete över en dag. Jag tror att man som företag nog vill göra vad man kan för att medarbetarna skall vara på det gemensamma kontoret. Bara där kan man på ett bra sätt bygga företagskultur och i interaktionen mellan människor skapa 1+1=3. Företagskultur byggs genom mänskliga möten och förstärks av kontoret som identitetsstark arena.

kräver olika lösningar

Den frihet som de flesta kontorsarbetare har fått kommer att vara svår att helt dra tillbaka. Möjligheten att arbeta hemifrån kommer nog att finnas kvar för de flesta. Kanske går vi ifrån att arbeta på distans i snitt 0,5 dagar i veckan till 1–2 dagar. För ett stort företag kan det såklart på sikt göra att ens dyra kontorsyta kan minskas något. Detta kommer i huvudsak att vara drivet av fördelar för individer, inte för grupp eller företag. Men förutsättningarna vad gäller just yta är väldigt olika. Bland våra kunder finns hela spannet, från de som nyttjar 5 kvm per person upp till de som har 40 kvm. Förutsättningarna för att trimma ytan är såklart olika för dessa, men med möjlighet att arbeta hemifrån eller i coworking-hub kommer sannolikt många att våga vara lite mer offensiva när man dimensionerar sina kontor, inte minst i centrala, dyra lägen.

Vikten av att kunna erbjuda rätt utformade kontor har ökat. 

Det finns också saker som talar för ökat behov av kontorsyta, framför allt för de som redan har trimmat sina nyckeltal under gränsen för vad ett väl fungerande kontor behöver. Vi får också räkna med att samtliga möten måste ha möjlighet att någon kopplar upp sig digitalt från det lätt förkylda hemmet eller från annan ort i landet. Då behövs bra rum för små och stora möten med rätt teknik. Mer organiserat samarbete i olika former kommer att kräva både olika rum och teamytor och utrymme för kreativ innovation. Om människor ska vilja vara på kontoret även de stunder de behöver individuellt fokus (vilket ju kan komma plötsligt exempelvis vid ett telefonsamtal) behövs inte bara ergonomiska platser, utan även att en hel del av dem består av små arbetsrum för att de ska vara tillräckligt bra. Och om kontoret som identitetsstark kulturbärare blir viktigare behövs ambitioner kring allt det där andra som gör ett kontor unikt, inspirerande och attraktivt. Detta kräver i regel både yta och expertis.

gör om gör rätt

En redan pågående utveckling av arbetssätt och arbetsmiljöer mot större variation, högre grad av mobilitet och digitalisering har tagit ett stort kliv framåt. Detta skapar möjligheter. Det går inte att dra för snabba och stora slutsatser efter några månader av krishantering. Men vikten av att kunna erbjuda rätt utformade kontor har ökat. Den som kan erbjuda sina medarbetare ett både funktionellt och inspirerande, identitetsstarkt kontor kryddat med viss frihet att arbeta hemifrån vid behov, tror jag kommer att vara vinnaren. Detta kräver att man med både engagemang och rätt kunskap gör sin läxa.

Eller som Kerstin Sailer, professor på Bartlett School of Architecture uttryckte det i en artikel i The Guardian: ”Covid will force us to reimagine the office. Let’s get it right this time”.