Resan mot aktivitetsbaserade kontor
21 november 2019
2014 påbörjade Trafikverket sin resa mot aktivitetsbaserade kontor. Ett år senare stod de första kontoren klara men de blev inte riktigt helt bra och man fick tänka om.
Runt om i landet har Trafikverket 28 kontor där både region- och huvudkontor ingår. Under nästa år kommer man vara cirka 10 500 anställda, och ett så högt medarbetarantal ställer stora krav på lokalerna och arbetsmiljön. Det är endast Trafikverkets större kontor som berörs av förändringen och som implementerar ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
Det finns flera faktorer bakom beslutet att gå över från traditionella kontor till en aktivitetsbaserad lösning. Ekonomi, arbetsmiljö och flexibilitet var de huvudsakliga faktorerna.
– När vi valde mellan flexbaserat kontor och aktivitetsbaserat sa vi att det aktivitetsbaserade har, ur ett arbetsmiljöperspektiv, ett bättre stöd för att erbjuda olika arbetsmiljöer än vad ett öppet kontorslandskap har. Arbetsmiljödelen var en viktig del i det beslutet , säger Bo Johansson, regionalt ansvarig för arbetsmiljö och lokaler (Syd,) nationellt ansvarig för Aktivitetsbaserat arbetssätt, på Trafikverket.
Man hade inte involverat chefer eller medarbetare tillräckligt i förändringsprocessen och det gjorde att de första kontoren som levererades inte blev så bra.
Ett av de första kontoren som stod klara var kontoret i Malmö, men man insåg ganska snart att det inte hade blivit så bra som man tänkt sig.
– Man såg det initialt som ett lokalprojekt och drev det som ett sådant. Man hade inte involverat chefer eller medarbetare tillräckligt i förändringsprocessen och det gjorde att de första kontoren som levererades inte blev så bra.
Gör om - gör rätt
I början av 2017 anställdes Bo Johansson på Trafikverket. Trafikverkets ledning gav då HR i uppdrag att se över arbetsmiljön på kontoren i Malmö och Solna. Anledningen var låga värden på EMI-undersökningar (Engagerad Medarbetar Index).
– Vi genomförde ganska stora insatser, det handlade bland annat om att ändra om i planlösningen. Det hade blivit väldigt många cellkontor i stället för att kontoret var indelat i olika zoner.
Det man gjorde var att öppna upp kontoret i Malmö och dela in det i fyra tydliga zoner; en aktiv zon som är en väldigt tillåtande miljö för både högljudda gruppdiskussioner och telefonsamtal, mellanzonen som mer liknar ett traditionellt kontorslandskap med normal samtalston, en lugn zon med dämpad ljudmiljö och en tyst zon som påminner om ljudmiljön på ett bibliotek . Här ska exempelvis mobilerna stängas av.
– Förändringen inkluderade även att vi tog fram en ny implementeringsprocess och hur vi ska driva projekten, säger Bo Johansson.
Ansvaret för projektet delades upp i tre grupper där projektgruppen tog hand om att se till att lokalerna blev klara och att tidsplanen hölls. Arbetsgruppen fick i uppgift att göra chefer och medarbetare klara inför förändringen som de stod inför och man tillsatte även en tydlig styrgrupp som var rådgivande till projektgruppen.
Tips till andra företag
Vägen till ett aktivitetsbaserat kontor kan vara snårig om man inte riktigt vet hur man vill ha det. Bo Johansson har klart för sig vad som krävs för att projektet ska bli lyckat.
– Att starta i god tid och driva det som ett förändringsprojekt istället för som ett lokalprojekt. Att man involverar medarbetarna i god tid och förbereder dem på förändringen. Och att chefer och ledningen tar ställning och går in som ambassadörer i förändringen – det skulle jag säga är A och O. Har man inte den högsta ledningen eller cheferna med sig är det lätt att projektet inte blir så bra, säger han avslutningsvis.
