Säkra arbetet på distans
12 mars 2020
Året är 2020 och den moderna arbetsplatsen centreras inte längre till en specifik kontorsplats eller klassiska kontorstider. Med hjälp av dagens teknik så är det lika enkelt att arbeta hemifrån som från det lokala caféet. Anställda kan få tillgång till jobbmejlen direkt i sin smartphone och viktiga möten genomförs på distans. Det är en växande trend. Enligt en global undersökning framtagen av kontorsjätten IWG så arbetar idag 70% av yrkesverksamma världen över utanför kontoret minst en gång i veckan, men det medför stora säkerhetsrisker, det skriver Jan Terje Kleiven, Business Development Manager på Kingston EMEA.
Distansarbete blir allt vanligare och det kommer med ett stort ansvar när det gäller hanteringen av arbetsrelaterade data. Vem kontrollerar att företagsfiler hanteras säkert när du arbetar på distans, via offentliga WiFi-nätverk eller i din privata telefon? Bristfälliga rutiner kan äventyra säkerheten för en hel organisation. Dessutom innebär lagimplementeringen av GDPR att det ställs ännu högre krav på svenska företag när det kommer till dataskydd. För många företag kan det kännas som en oöverstiglig utmaning att hantera riskerna som följer decentraliseringen av arbetsplatsen och att få löpande kontroll över organisationens IT-ekosystem utan stora kostnader. Men det behöver inte innebära slutet för den flexibla organisationen – med rätt verktyg, attityd och utbildning möjliggörs den moderna arbetsplatsen på ett enkelt, säkert och tryggt sätt.
När du arbetar på offentliga platser eller från privata laptops och surfplattor så är det lätt att kontorets IT-ekosystem och säkerhetsprotokoll hamnar i skymundan.
Idag krävs tillgång till skyddade företagsfiler oavsett arbetsplats. Säkerhetsutmaningarna är inte enbart finansiella eller tekniska, utan det handlar lika mycket om att skapa en sammansvetsad kultur och förståelse runt de säkerhetsrisker som finns. En välfungerande strategi är A och O – både för att upprätthålla företagets integritet, följa GDPR-kraven och förhindra dataintrång.
Det flexibla arbetet står inför många utmaningar i takt med digitaliseringen. När du arbetar på offentliga platser eller från privata laptops och surfplattor så är det lätt att kontorets IT-ekosystem och säkerhetsprotokoll hamnar i skymundan. Slentrianmässiga lagringslösningar och fildelning via Slack, Dropbox eller privata USB-minnen kan innebära en säkerhetsrisk för ditt företag. En säker lagringsstrategi är ingenting utan användarvänlig teknologi som enkelt kan implementeras av alla inom organisationen. För att nå dit krävs en kombination av åtgärder.
Rätt teknologi och utbildning
Rätt teknologi är första steget. Krypterade SSD-enheter och USB-minnen är lätta att implementera och är det enda fullständiga och tidseffektiva skyddet mot dataintrång för portabla enheter. Virtuella privata nätverk (VPN) skyddar din företagsdata som hanteras över öppna WiFi-anslutningar. DLP-mjukvara övervakar intern information och hindrar data från att hamna i fel händer. Tillsammans skapar verktygen en integrerad infrastruktur som arbetar aktivt och förebyggande, utan att det behöver kosta en förmögenhet.
Det andra steget är utbildning. Det är viktigt att poängtera att utbildning av personalen är början på förändring, inte målet. Förebyggande säkerhetsutbildningar där personal lär sig grunderna i data- och nätverksskydd skapar en djupare förståelse för viktiga rutiner och hur de bör förverkligas. Se därför till att tilldela ansvaret till en utvald personalgrupp för att löpande se över företagets säkerhetsutmaningar och uppdatera protokoll - då kan rätt information ständigt vara tillgänglig på kollegial nivå.
En öppen arbetsplatskultur är det tredje steget. Utöver en bra infrastruktur med rätt sorts mjuk- och hårdvaruskydd så är den kulturella och beteendemässiga förändringen minst lika viktig. Personalen måste anpassa sig efter rådande teknologi och vara mottaglig för de lagar och krav som finns. Alla inom organisationen måste förstå varför regler implementeras snarare än att bli instruerade att följa en manual. Att checka av punkter i en lista är inte tillräckligt, det är först när alla förstår innebörden av föreskrifterna som den flexibla arbetsplatsen effektivt kan uppnå sin fulla potential.
