Så samarbetar ni på distans
25 mars 2020
Oavsett om du som arbetsgivare samarbetar med anställda som arbetar hemifrån eller medarbetare som är på resande fot, blir distansarbete allt vanligare på många arbetsplatser. Hur vi arbetar förändras ständigt, inte minst nu i coronatider. Paul Clark, EMEA-vd och Senior Vice President på Poly lyfter därför sju tips för hur du som ledare lyckas med ett framgångsrikt samarbete med dina anställda på distans.
1. Visa respekt för andras människors tid
Det enklaste sättet att visa respekt för de anställdas tid är genom förberedelser. Vid ett onlinemöte med anställda är det viktigt att mötet fungerar så produktivt och smidigt som möjligt och därför bör den som planerar ett distansmöte vara väl förbered.
2. Använd rätt teknik
Ta reda på vilken teknik som finns tillgänglig och se till att arbetsgruppen använder de produkter och tjänster som uppfyller gruppens specifika behov. Att använda för många tekniska verktyg kan vara både överväldigande och förvirrande. För att undvika missförstånd, bör du se till att alla anställda som arbetar på distans använder samma tjänster och vet hur tjänsterna och tekniken fungerar. Investera exempelvis i konferenstelefoner och videokonferensteknik med tydligt ljud och klar bild för att få den som jobbar på distans att känna sig mer närvarande. Satsa också på tjänster som tillåter skärmdelning för att underlätta samarbetet.
3. Undvik kommunikativa missförstånd
Det är väldigt lätt att missförstå varandra eller tolka saker och ting på olika sätt, särskilt vid distansarbete. Det är därför viktigt att granska och läsa igenom dina meddelanden för att bli mer medveten om möjliga missuppfattningar. Var särskilt uppmärksam på formuleringar, fraser, stavning, ton, tider och datum. Om ett meddelande blir för komplicerat, försök istället att schemalägga ett telefonmöte eller ett videosamtal för att göra distanssamarbetet mer produktivt.
4. Dela med dig av nyheter om branschen och företaget
Genom att dela med dig av nyheter om branschen och företaget håller du alla anställda informerade och medvetna om uppdateringar, evenemang och stora projekt oavsett om de är på kontoret eller arbetar hemifrån.
5. Sätt upp förväntningar och riktlinjer för distansarbetet
För att undvika missförstånd vid distansarbete bör du som ledare sätta upp en tydlig standard och fastställa riktlinjer redan från början. Diskutera vem som gör vad, vilka möten varje anställd förväntas ta och fastställ vilka normer som gäller kring hur ofta e-postmeddelanden måste läsas och besvaras till exempel.
6. Återkoppla dagligen till dina anställda
Chefer kan ha en stor inverkan på sina anställdas liv. Genom att framhäva det positiva och hantera eventuella motgångar kan du som chef hjälpa och stötta de som arbetar hemifrån. Genom att återkoppla till dina anställda som arbetar hemifrån kan du snabbt och enkelt ta itu med eventuella frågor som dykt upp och det förbättrar i sin tur även relationerna på arbetsplatsen.
7. Lyft allas prestationer
När du samarbetar med anställda på distans är det inte alltid möjligt att se det arbetet som pågår bakom kulisserna. Det är därför viktigt att identifiera och framhäva allas prestationer, inte bara hos enskilda personer utan alla som är involverade i projektets framgång. Att regelbundet ge positiv feedback leder till bättre arbetsmoral och ökat engagemang hos de anställda.
