Satsa på hjärnsmart arbete

Det var en gång en tid när alla kontor var inrättade enligt modellen en-till-en; att alla som där arbetade skulle ha tillgång till en egen skrivbordsplats. 

Låt oss kalla den modellen för gårdagens arbetsplats. När vi arbetade där förutsattes vi hitta former för och klara av att göra alla våra aktiviteter vid i princip en och samma plats, skrivbordet. Den här modellen kunde tyckas vara rationell och påminde om löpande band-principen och hierarkier från industrialismens födelse. 

Arbetsinsatserna var lätta att överskåda, men output stod inte alls i relation till input då distraktion och andra understimuli såväl avbröt som saktade ner våra förmågor. På den här tiden visste vi inte lika mycket som vi vet idag om vårt viktiga organ - hjärnan. 

Det är just hjärnans lättillgänglighet och att vi inte behöver betala extra för att använda den på rätt sätt, som jag främst menar är det som är gratis i det hjärnsmarta arbetet.

För snart tio år sedan, år 2011, introducerades vi för The Healthy Mind Platter. David Rock och Dan J. Siegel hade slagit sina kloka huvuden ihop och forskat fram och sammanfattat sju dagliga, viktiga mentala aktiviteter för att optimera vår hjärna och skapa välbefinnande enligt just den modellen. The Healthy Mind Platter, eller den mentala hälsotallriken som den svenska översättningen lyder, borde kunna ses som en guidebok med sju kapitel där vart och ett av kapitlen förklarar och beskriver hjärnans behov, och vad vi kan göra för att tillgodose dem.

När vi arbetade på gårdagens arbetsplats visste vi alltså inte att fokuserat och koncentrerat tänkande skapar djupare samband i hjärnan. Vi visste inte att lek och kreativitet skapade nya kopplingar. Inte heller att vi genom att umgås med andra aktiverar och förstärker hjärnans relationer. Att tid för egen reflektion förbättrar integrationen, och att låta tankarna vandra oplanerat hjälper hjärnan att ladda om, det visste vi inte heller. Att sömn ger hjärnan återhämtning och att fysisk aktivitet stärker hjärnan så att nya hjärnceller skapas, visste vi nog heller inte. 

Men allt detta har under det senaste decenniet kommit att klarna betydligt för oss, och det är just hjärnans lättillgänglighet och att vi inte behöver betala extra för att använda den på rätt sätt, som jag främst menar är det som är gratis i det hjärnsmarta arbetet.

vi anammar aktivitetsbaserat

Ungefär i samma veva som den mentala hälsotallriken gjorde entré började vi förstå och verkligen anamma aktivitetsbaserat arbete. Filosofin hade då funnits ett tag men först nu började den slå igenom brett. 

Kärt barn kan ha många namn och jag får ofta frågan vad det är för skillnad på aktivitetsbaserat, aktivitetsstyrt, funktionsstyrt, verksamhetsbaserat, eller vad man nu har hittat på att kalla det. Jag svarar då, att allt är samma lika, och att det alltid är bäst att kalla något för vad det är och heter. 

Aktivitetsbaserat arbete är precis vad det låter: ett sätt att arbeta som baserar sej på de aktiviteter som utförs. Basen är alltså just de aktiviteter som den aktuella organisationen utför, inte någon annan organisations. Och om organisationen består av olika roller, funktioner eller att olika delar eller grupper har olika uppdrag, så kan även inom organisationen aktiviteterna variera mer eller mindre inom organisationen. 

<< Banner-position >>

Med det i beaktande så kan arbetssätt och arbetsplats identifieras och befästas för att stötta den kärnverksamhet som ska bedrivas på ett sätt som blir skräddarsytt. Men samtidigt grundat på en vedertagen filosofi; att alla är olika och att arbete inte är något man går till utan något man gör. Arbetar du så här så arbetar du på vad vi kan kalla för framtidens arbetsplats.

hjärnsmart + aktivitetsbaserat = sant

Hur har vi då tagit till oss och förstått hjärnans behov? Och hur hänger det ihop med aktivitetsbaserat arbete? Kopplingen är enkel: hjärnsmart plus aktivitetsbaserat är lika med sant. Här finns en möjlighet för en perfect match om vi gör rätt. 

Jag vill dela med mej av en av mina egna överlevnadsstrategier för att skapa en för mej bra arbetsdag. Och det här är ett sätt att förhålla sej som fungerar vare sej dagen är fri för spontant arbete eller om dagen är rejält bokad. Tänk dej att du lägger upp dagens aktiviteter som på ett pärlband. Antingen att du i förväg planerar dagen så, eller att du vartefter du betar av aktiviteterna, trär upp dem som pärlor på en tråd. Jag brukar säga att jag arbetar i block av tid, eller snarare blir det bit av tid när vi översätter engelskans chunk of time som är det vedertagna begreppet för modellen. 

Tänk dej också att du startar, genomför, avslutar och stänger en aktivitet. För att sen skifta fokus, innan du påbörjar en ny. Mitt knep för att stänga och skifta fokus är att byta plats. På så sätt ger jag mej själv en bekräftelse på att aktiviteten är klar och jag belönar mej genom att byta plats. Nåja, det händer även mej att jag inte alltid byter den fysiska platsen, men jag bemödar mej alltid om att stänga och sen göra något för att skifta fokus. Det jag då gör kan vara att sträcka på benen, höja eller sänka bord eller stol, eller att låta blick och tankar vandra bort. 

För mej är detta förhållningssätt grundläggande, och det fungerar när jag är för mej själv och det fungerar när jag är tillsammans med andra.

självledarskapet

Att vara tillsammans med andra för oss osökt in på ledarskap. Något vi pratar mycket om idag är också självledarskap. Då kan jag börja med att säga att självledarskap inte handlar om mej, eller om dej. Nej, det handlar om beroenden och påverkan, en ömsesidighet där vi går från egot till vi, oss och vårt. Det handlar om individens engagemang och ansvarstagande i att skapa tillsammans i relationer. Ledarskap gäller oss alla. Är jag inte ledare för andra, så leder jag i alla fall mej själv, i en kontext tillsammans med andra. 

Självledarskap är en grundläggande förutsättning för att skapa ett gott arbetsliv och goda arbetsplatser, och har tre byggstenar. Den första är att förstå ditt syfte och sätta det i harmoni med organisationens. Den andra handlar om hur du kan bli den bästa versionen av dej själv, och den tredje om hur du skapar värde för dem ni är till för. 

Med det sagt så förstår vi att var och en på framtidens arbetsplats behöver leda sej själv, både som individ och som team, för att vi på framtidens arbetsplats ska kunna dra nytta och fördel av de möjligheter som framtidens arbetsplats ger. När vi kommer till att leda oss själva på detta sätt så kommer vi att känna igen självledarskapet som det ledarskap vi förväntar oss att chefer utövar. Och betänk då vad detta leder fram till hos just er och hos alla andra organisationer. Att vi då tillsammans kan skapa fundament av tillit, trygghet och transparens, på den goda arbetsplatsen. Så vill vi ha det på framtidens arbetsplats.

lyssna till hjärnan

Betyder allt det här då att vi på framtidens arbetsplats arbetar hjärnsmart genom att bottna i självledarskapet och det aktivitetsbaserade? Nej, skulle jag svara på den frågan och här börjar det nu bli hög tid att vi tänker till. 

Krav och förväntningar på individer, team och organisationer ökar konstant. Ett sätt att ta vara på oss och skapa hållbara människor är då att lyssna till hjärnans behov och agera utifrån det, för att kunna prestera på topp, när så behövs. Det är inte alla arbetsplatser som har bra fysiska och digitala förutsättningar som stöd för det hjärnsmarta, men många har det eller borde kunna ha det utan allt för stora åthävor. 

Mitt knep för att stänga och skifta fokus är att byta plats. På så sätt ger jag mej själv en bekräftelse på att aktiviteten är klar och jag belönar mej genom att byta plats.

Har vi däremot inte förmågan eller viljan att leda oss på ett ansvarstagande sätt så är steget betydligt större och ansträngningen kanske ganska stor innan vi ens närmar oss det hjärnsmarta. Där vi ser att stegen har tagits och alla är engagerade kan vi uppleva det här coola hjärnsmarta sättet att arbeta. Där var och en, enskilt och i grupper, tar ansvar för att planera och genomföra aktiviteter på ett sätt så hjärnan mår bra, utvecklas och kan prestera på topp, när så behövs. Att jag skriver: när så behövs, är för att poängtera att ingen mår bra eller ens klarar av att alltid prestera på topp. Tro aldrig det. Skulle det vara någonting som förväntas, så skapar vi oss en ohållbar situation.

arbetar vi hjärnsmart hemma?

Låt säga att vi nu på framtidens arbetsplats kommit fram till ett hjärnsmart sätt att arbeta. Vi har funnit rutiner och tar vårt ansvar. Arbetsdagar och aktiviteter planeras och utförs på hjärnans villkor. 

Vad händer då, och pågår nu, när så många helt eller delvis utför sitt arbete hemifrån och när rutiner och planering ställs på ända? Arbetar vi hjärnsmart på hemarbetsplatsen? Både ja och nej, och samtidigt helt annorlunda, är de svar jag får när jag frågar runt om upplevelsen så här cirka två månader in i hemarbetsperioden. Det kan bli mycket fokuserat arbete enskilt, men inte alls lika mycket fokuserat arbete i grupp. Lekfullhet och skratt beror mycket på den eller dem som man har omkring sej hemma, men kanske är man helt själv. Att garva med arbetskamraterna på Teams-fikat med eller utan hjälp av roliga hattar eller dagens nya vitsar är superviktigt. 

Fysisk aktivitet har fått lov att medvetet planeras in som löpning, promenad eller utegymmet för att inte helt försvinna. Kvartersgymmet är stängt och utan ens pendlingen till och från kontoret så är det säkert fler än jag som stängt en arbetsdag utan att aktivitetsbandets stegräknare ens närmat sej det dagliga målet. Tid att samarbeta med andra finns, men för många är det digitala mötet tröttande och svårt att göra kreativt och samskapande. Bristande mötesplanering skapar ineffektiva möten, det är krävande att läsa av personerna på bildskärmen och spontanitet och ad-hoc minskar i takt med att antal mötesdeltagare ökar. De digitala mötena är också så lätta att boka back-to-back, vilket försvårar att hitta tid för reflektion och avkoppling. Har du förresten hittat funktionen i Outlook där du automatiskt kan korta möten med mellan fem och 15 minuter när du skapar bokningen i kalendern?

Och beroende av arbetssituation, roll och även hemarbetet i sej är vi säkert många som upplevt störning i den så viktiga nattsömnen.

kom ihåg det vi nu upplever

Vi konstaterade tidigare att det går att arbeta hjärnsmart på framtidens arbetsplats med driv och stöd ifrån ett medvetet självledarskap. Vi kan också konstatera att det nästan går att arbeta hjärnsmart på hemarbetsplatsen med samma förhållningssätt. Bara det att på hemmaplan kanske varken den fysiska eller digitala arbetsplatsen levererar på topp, ej heller att den närvarande organisationen (läs familj eller avsaknad av familj) kanske inte ger det stöd som behövs. Ska vi även framgent komma att ha stora inslag av hemarbete i våra arbetsliv är det av yttersta vikt att vi kommer ihåg det vi nu upplever, och sedermera förbättrar förutsättningarna för hjärnsmart arbete hemifrån, när vi nu alla kraftfullt planerar för de nya framtidssäkra arbetsplatserna som vi förhoppningsvis snart kommer tillbaks till. Delar av det vi kommer tillbaks till på arbetsplatserna blir inte som de var innan, men låt oss inte tappa det uns av hjärnsmarthet vi hade hunnit arbeta upp, och till det addera sådant som är nytt och som vi lagt till från hemarbetsplatsen.

det är hög tid att tänka till

Det är alltså hög tid att tänka till, att skapa förutsättningar för, och locka fram önskan om, ett hjärnsmart arbete för alla. Möjligheterna finns och för de flesta av oss är det som behöver göras lättillgängligt och gratis. Men som med allt annat så behöver vi agera, prioritera och hålla i och hålla ut. Ingenting görs av sej själv. Inte heller det hjärnsmarta arbetet. Och som med alla nya vanor, det tar tre månader att träna in för att befästa en bestående förändring. Och det är nu vi ska göra det.

Av: Karin Ståhl, vd & arbetsplatsstrateg, GoToWork AB