Skapa dynamik med ny teknik

I skrivandets stund sitter jag i hotellobbyn på Scandic Anglais. Jag noterar att jag inte är ensam om att dela denna lobby som en tillfällig arbetsplats. MobilTelefoner ringer, e-post besvaras, Skype-samtal pågår, fingrar dansar i otakt på tangentbord och vid de större borden pågår möten där kreativa personer gestikulerar storartat med viftande händer. Ingen är här för att bara dricka kaffe längre. Alla är här och arbetar. En tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön.

använd den nya tekniken

För många bolag handlar det nu om att förändra sina arbetssätt för att överleva. Enligt en studie genomförd av Forbes Magazine kommer 700 av världens ledande bolag på Fortune 1000-listan att få ge plats till nya aktörer inom tio år. En starkt bidragande faktor är teknikutveckling som allt oftare ställer krav på förändringar i organisationers traditionella affärsmodeller.

För att överleva behöver organisationer möjliggöra arbetsplatser som är dynamiska, flexibla och innovativa. Alltför många bolag sitter dock fast i traditionella arbetssätt kantade av stuprörsbeteenden och informationsöar vilket resulterar i stress, förlorad produktivitet och bristande lojalitet. Lösningen handlar inte om att lansera ytterligare ett system. Det handlar om att ta ett steg tillbaka och förstå människorna bakom de digitala skärmarna. Investeringar i ny teknik handlar om ROU (Return of Usage). Det är först när vi ändrar våra beteenden och är aktiva användare av den nya tekniken som mätbar affärsnytta uppstår.

Hur får vi då människor att bli aktiva användare av ny teknik? Här kommer några spontana lärdomar som jag hoppas ingjuter energi och hopp till dig som står inför en digital och kulturell förändringsresa.

1. Sätt hr i förarsätet

HR behöver arbeta närmare IT och kommunikation.

Sekunden som medarbetarna stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback och kultur i de digitala kanalerna internt? Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändrats så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön i genomsnitt 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

2. Bryt ner målen

Mål är meningslösa om de inte bryts ner. Sedan urminnes tider har vi hört om vikten av att sätta mätbara mål. En tydlig trend bland organisationer i framkant är att effektmålen inte enbart handlar om effektivitet och kostnadsbesparingar. Det handlar även om mjuka faktorer såsom engagemang och attraktionskraft. Så handlar det om en sak till; Att möjliggöra en samarbetskultur som gynnar innovationskraft. För de allra flesta människor så är dock effektområden såsom effektivitet och innovation blott tomma ord. Det är något som en chef eller VD säger i förbifarten på en konferens. Nyckeln till framgång handlar om att bryta ner målen och förstå vilka underliggande beteenden och aktiviteter hos medarbetarna som gör att vi blir mer innovativa, mer effektiva, mer engagerade och mer stolta över varumärket vi valt att arbeta för. 

<< Banner-position >>

3. sätt Människorna i framsätet

Visst är det mänskligt att göra fel? Men återkommande fel är dumhet. Ett av de mest frekvent återkommande misstagen som företagsledare gör är att de sätter tekniken i första hand och sjösätter omfattande IT-projekt där teknik och funktion är styrande. Framgång handlar om att sätta människor, beteenden och kultur i framsätet på den digitala resan. 

4. förändring är konstant

Inse att förändring är konstant. Det kan vara en svidande sanning för vissa, men förändring är inte ett event som sker på en kovändning. Det är en kontinuerlig process. Frågan är om begreppet förändringsledning på sätt och vis börjat spela ut sin roll då vi lever i en värld som är i kontinuerlig förändring. Allt oftare används begreppet självledarskap i syfte att öka medarbetarnas självkännedom och förmåga att leda och ta ansvar. Genom att tillämpa en syn på förändring som konstant reduceras risken för en ”big bang”. 

För att få med medarbetarna på digitala förändringsresor är följande tre saker viktiga; För det första, använd inspiration som bränsle och visa fördelarna med ny teknik och förändrade arbetssätt. För det andra, skapa insikt genom att påvisa mätbar data som visar hur dagens förlegade teknik och arbetssätt hämmar produktivitet och engagemang. För det tredje, besvara frågan ”What´s in it for me”. 

5. börja göra nya saker

Sluta göra saker och börja göra nya saker. Det här är världens enklaste tips, men en lärdom som är värd att dela med sig av eftersom det enklaste oftast är det som glöms bort vid omfattande förändringsarbete. All förändring handlar om att medarbetarna ska sluta göra vissa saker, och börja göra nya saker. Lista därför ner era topp fem önskade förändringar vad gäller beteenden baserat på vad medarbetarna ska sluta och börja göra. Säkerställ därefter att ledare, chefer och ambassadörer andas och lever efter de nya arbetssätten som möjliggör nyttan med ny teknik. 

Författad av Gustav Molnar, Diwo.