”Vad f-n gjorde jag där?”
18 december 2018
Ineffektiva möten kostar skjortan men skjortor verkar vi har råd med! Eller? Landet kryllar av frustrerade mötesdeltagare som slösar sin tid i meningslösa möten. Och företagen slösar i sin tur pengar. Det är dags att kavla upp ärmarna och hitta rätt i mötesdjungeln.
Att möten bygger företagskultur är solklart. Frågan är om de bygger en bra eller dålig företagskultur? När konsensussträvan i alla frågor tar över våra möten kan vem som helst börja gäspa och tänka; ”Kan någon ansvarig i detta rum våga fatta ett beslut så att vi kommer vidare?”. Dåliga möten kostar enormt mycket för företagen och tar mycket av människors tid och energi, istället för att ge energi och effektivisera arbetet. När värdefull arbetstid läggs på ineffektiva möten bidrar det dessutom till stress och sjukskrivningar.
Frustrerande fenomen
Nyligen mötte jag en frustrerad medarbetare hos en kund som kom utspringandes efter ett möte med orden; ”Vad f-n gjorde jag där?”. Efter kom hans kollega som fortsatte; ”Hur ska jag nu hinna med det jag verkligen behöver göra och varför var jag med på det här mötet?”. Andra saker som diskuterades var att de inte visste vad de skulle göra med information de fick och med den de inte fick, men som de hade behövt få. Båda gick med raska steg därifrån.
Detta är inte första gången jag upplever en sådan frustration när jag är ute hos mina kunder. Reaktionen kommer ofta från både medarbetare, chefer och ledningsgrupper.
Vi kan nog alla känna igen oss men ändå fortsätter fenomenet.
Har vi råd att möten kostar skjortan?
Att produktivitet är viktigt är tydligt i de flesta organisationer, men ändå låter man de dåliga mötena ta mängder av människors tid. Enligt flera olika undersökningar kostar det företag cirka 80 000-90 000 kr/per medarbetare, i snitt varje år, att sitta i meningslösa möten. Observera att det endast är i lönekostnad. Är det verkligen ok?
Jag har gjort flera uträkningar vad det kostar organisationer i tappad tid med att endast ha en för lång uppstartstid på sina möten. För en organisation med 100 medarbetare pratar vi x antal miljoner i kostnader per år. Tänk då att aktivt arbeta för att eliminera detta och ta reda på vad som försenar en uppstart. Tänk att skapa mer effektiva möten där människor känner glädje, motivation och tillfredsställelse. Vad skulle hända? Skulle vi producera bättre och må bättre?
Jag möter dagligen organisationer som bär på ren ilska över sin möteskultur/struktur men ändå är det ofantligt lite som görs.
Möten är ett extremt viktigt managementverktyg. Bra möten kan få medarbetare att arbeta mot samma mål, skapa tydligare gemensamma förväntningar, ge en ökad energi och förhoppningsvis ge tydliga aktiviteter mellan mötena. Men som med alla verktyg kan de brukas eller missbrukas. När de missbrukas ger det alldeles för ofta en motsatt effekt innan, under och efter mötena. Frustrationen blir påtaglig och utkomsten katastrofal.
Jag möter dagligen organisationer som bär på ren ilska över sin möteskultur/struktur men ändå är det ofantligt lite som görs. Framförallt identifieras det inte var problemen ligger. Är det exempelvis tekniken, kulturen, meningsfullheten, rollerna/funktionerna, konkreta actions, vem som blir kallad eller de egentligen effekterna?
Visst är våra möten många gånger värdeskapande, men då ska de vara just värdeskapande och ingenting annat. Ställ också den enkla frågan; är rätt människor med på mötet?
Ännu viktigare vid en kontorsförändring
Varför blir det då ännu viktigare att eliminera dåliga möten i en kontorsförändring? Jo, man behöver skapa rätt fysiska förutsättningar för de möten som ska ske. Man behöver skapa rätt mötesdisposition som matchar mötesstrukturen. Om då mötesstrukturen/möteskulturen inte är gynnsam. Vad händer då?
”Vi har gjort en mätning om våra möten angående det nya kontoret”, säger en del organisationer. Det är bra, mycket bättre än att inte mäta alls, men ofta går man ut och ”mäter” vilka mötesbehov som finns idag och skapar också den fysiska lösningen utifrån det.
Man kommer att utgå från de möten man har idag utan att ha diskuterat vilka möten som behöver elimineras, vilka möten som ska tillkomma eller hur de bör och ska se ut. Får man då rätt mötesdisposition? Troligtvis inte.
Om ni inte kan säkerställa att er möteskultur/struktur fungerar väl, att det inte kostar massor av onödig tid och tar energi, varför då bygga en mötesdisposition utifrån den befintliga mötesstrukturen? Står man inför en förändring, en flytt eller om man ska göra om sin fysiska arbetsmiljö finns det ännu större anledning att eliminera dessa meningslösa möten. Det kan spara organisationen 1 000-tals kronor.
Så ledning och ledare - identifiera och skapa tydliga riktlinjer och engagemang, kavla upp ärmarna och börja hitta rätt i mötesdjungeln så kostar inte skjortan lika mycket.
Krönikör: Annicka Dickson, Arbetsplatsstrateg/Change management, DicksonHartman AB
