Effekterna av hybridkontoren

Tiden efter Corona har anlänt. Förändringen har skett. Att arbeta på distans eller hemifrån har blivit en del av vardagslivet för de flesta människor och organisationer. Det är inte längre märkligt att spendera mer tid i digitala världar än man gör i konversationer med människor i samma rum. Huvudfunktionen av kontoret har gått från att vara en plats vars huvudsakliga ändamål är produktion till en plats för att mötas.

Plötsligt ställs vi inför utmaningar och frågor som vi aldrig tidigare behövt brottas med. Hur bygger man gemenskap, företagskultur och skolar in nyanställda när personal sällan träffar varandra i 3D?

Vi ser unika kontorslösningar och innovativa skräddarsydda upplägg överallt för att adressera nya behov och syften. Människor jobbar från sina sommarstugor, caféet på hörnet eller en uteservering på Mallorca. De spelar padel klockan tio och kompenserar för tiden om kvällen eller under helgen. Personal från alla generationer har vant sig vid den work-life balance och flexibilitet som pandemins erbjudit, och vill inte gärna gå tillbaka till det vanliga nio till fem-upplägget. De, såväl som företagsledare, har insett att de konventionella ramarna inte är nödvändiga för produktivitet och att ha möjlighet att välja när och var man jobbar har varit väldigt uppskattat av medarbetarna.

På Superlab har vinter och vår under 2021 till stor del handlat om att hjälpa våra kunder med strategiska beslut rörande hur de bäst hanterar det nya normala och förbereder sig själva för det framtida arbetslivet (ja, förändringen kommer att fortsätta).

Hantera drömscenariot

Forskningen är ense om att det mest populära drömscenariot för anställda är att spendera 2-3 dagar i veckan på kontoret. Detta sätter arbetsgivaren i en knivig sits. Hur säkerställer man att lokalerna används på ett smart och effektivt sätt? Kanske har ditt företag investerat i nya fräscha inventarier, men varannan dag är det ingen som använder dem?

Arbetsgivaren är faktiskt inte den enda som känner en oro inför hur man bäst löser denna situation. Det vanligaste skälet som personal uppger för att vilja åka till kontoret är de sociala umgänget som sker där. Därför ligger det i deras intresse att minimera risken för att dyka upp på kontoret, riktigt sugen på en gemensam lunch eller kaffe, bara för att upptäcka att ingen är där. Energin i ett tomt kontor kan heller inte matcha energin i ett som är fullt av liv, rörelse och människor som jobbar tillsammans. Pulsen är således ännu en anledning som får personalen att resa till kontoret. Det är helt enkelt inte samma sak hemma.

Personal från alla generationer har vant sig vid den work-life balance och flexibilitet som pandemin erbjudit.

Med intentionen att undvika dessa scenarion har vissa organisationer experimenterat med olika typer av bokningssystem. En lösning vi har sett på detta område är att möjliggöra för gruppchefer att boka sitt team ihop med lämpliga fysiska arbetsstationer för en avsatt tid då alla förväntas vara på plats fysiskt. Att schemalägga arbete på detta sätt öppnar upp för nya vanor och nya sätt att använda lokalerna.

Dock gör man bäst i att inte anförtro en enda chef uppgiften att bestämma hur hela dennes team skall arbeta när företaget byter till en hybrid arbetsmodell. Det är suboptimalt från ett motivationspsykologiskt perspektiv eftersom det berövar de anställda den högt värderade möjligheten att ta sina egna beslut. Dessutom innebär det en hög risk att falla tillbaka in i gamla vanor och enkla, kortsiktiga lösningar. Därför rekommenderar vi att sätta upp riktlinjer för organisationen som främjar en samstämmig utvecklingsriktning med företagets bästa i åtanke.

anpassa kontoret efter pandemitider

Som de flesta av oss redan vet så har behovet av individuella arbetsstationer och “hot desking” minskat i och med att det hybrida arbetssättet blivit alltmer vanligt. Såklart behövs fortfarande avskilda platser för att kunna arbeta fokuserat för sig själv, men än mer angeläget är behovet av gemensamma ytor där personalen spontant kan mötas för att utbyta idéer och tankar. Forskningen visar tydligt att platser som skapar spontana, informella möten är en guldgruva när det kommer till att skapa nya affärer och stimulera kreativitet och innovation.

Andra viktiga faktorer att ha med i beräkningen när man optimerar sina kontorslokaler är behovet av platser där team kan arbeta tillsammans, samt många mötesrum av olika storlekar. Många organisationer förbiser fortfarande vad vi ser som en essentiell funktion för morgondagens kontor; rum som är lämpligt utrustade för digitala möten. För att kunna tackla omställningen till hybrida arbetsmodeller är detta en absolut nödvändighet.

<< Banner-position >>

Dessa behov finns hos så gott som alla företag, men tricket för att lyckas med att locka tillbaka personalstyrkan till kontoret igen ligger i att ta reda på de individuella behoven. Det gör man bäst genom att mäta behov och beteenden för organisationen ifråga. Vi tror att detta är den mest centrala faktorn för att få en hybrid modell att fungera och för att skapa en sund företagskultur. Vilka är de anställda? Hur använder de kontoret idag? Under vilka förhållanden samarbetar de bäst? Frågor som dessa kan undersökas på flera sätt. Vissa företag använder frågeformulär där personalen själv får beskriva sina preferenser och beteenden. Den metoden kan absolut fylla ett syfte, men den riskerar att påverkas av olika typer av kognitiva biases och det faktum att vi människor är notoriskt dåliga på introspektion. Därför är det en god idé att komplettera din personals egna röster med data om deras faktiska beteende genom att använda sensorer eller värmekameror. Dessa kan visa hur personalen faktiskt rör sig i lokalerna under dagens lopp utan att tumma på integriteten.

Denna typ av kvantitativ data är användbar på flera sätt. Den gör det enklare att se hur kontorslokaler kan designas i enlighet med personalens bästa, och den visar hur lokalerna kan stödja framväxten av en god företagskultur. Utöver det erbjuder den ett stöd i beslutsprocesser som annars riskerar att tas över av enskilda chefer som är vana att bestämma för hela teamets räkning.

Unga + hybrida modeller = sant?

Det kanske är så att anställda som idag kräver en fullt utrustad, privat, ergonomisk arbetsstation medan de ofta jobbar hemifrån har orimliga förväntningar på arbetsgivaren. Trots det är det många arbetsgivare som försöker tillgodose alla behov för att hålla sin personal nöjd. I förlängningen tvingas man dock inse att det leder till stora outnyttjade kontorsytor, som tids nog kommer att behöva förändras till flexiblare lösningar.

Samtidigt är det många medarbetare som efterfrågar en helt hybrid arbetsmodell. Ordet “frihet” trendar i arbetsannonser över hela världen, och det är en av de kvaliteter som arbetssökande värderar högst när de väljer sin nästa arbetsplats.

Ett exempel från vår egen erfarenhet visar att en hybrid modell ofta är kantad av felaktiga antaganden. Vi hjälpte en säljorganisation med målet att behålla talanger och att attrahera yngre arbetssökande. Utöver fysiska förändringar av kontoret erbjöds även möjligheten att arbeta på distans närhelst de anställda föredrog det. Trots att det erbjudandet visade sig effektivt både för att dra till sig och behålla unga medarbetare, rapporterade organisationen att samma medarbetare trots allt spenderade mycket tid på kontoret. De bor ofta ensamma i mindre hem med möbler som inte är särskilt ergonomiska, och de kommer till kontoret för att få social kontakt med sina kollegor. Men, de vill inte bli tvingade dit. Av att ha arbetat intensivt med dessa frågor under en längre tid är vår upplevelse att det inte nödvändigtvis är sant att (speciellt yngre) anställda som föredrar hybrida arbetssätt inte vill spendera tid på kontoret. Snarare verkar det som att det element de uppskattar allra mest är möjligheten att välja själva.

Silo-effekten

“Att arbeta hemifrån har inte påverkat vårt företag negativt på något sätt.”. Det här är den generella bilden hos många chefer vi intervjuat förra året. Men ibland är saker inte så tydliga som de först verkar. Efter att ha grävt lite djupare upptäckte vi att dessa rapporter bara gällde chefens eget team. Trots dagliga digitala kaffemöten och check-ins har något gått förlorat med övergången till digitala arbetssätt som undgått dessa chefer.

När vi studerat interaktionsmönster i organisationer har vi upptäckt att kontakten mellan olika avdelningar har blivit i princip obefintlig. Denna så kallade “silo-effekt” då medarbetare bara pratar med de som ingår i deras egen närmsta cirkel har resulterat i en enorm negativ effekt i form av grupptänk och krympande nätverk. Många företag rapporterar att interdisciplinära samarbeten och kommunikation har minskat, samt att nivån av kreativitet sjunkit till följd av den radikalt minskade frekvensen av spontana möten i korridoren och matsalen.

De kortsiktiga konsekvenserna av detta dyker upp som irritation och missförstånd mellan människor. De långsiktiga effekterna av silo-effekten är att avdelningar tappar sin överblick; den holistiska förståelsen av vad de håller på med. Ofta resulterar det i en svacka i motivationen hos medarbetarna. De tappar kontakten med företagets vision och fokuserar endast på att få gjort sina egna arbetsuppgifter så snabbt som möjligt.

Hälsoriskerna med distansering

Den sociala faktorn spelar också en stor roll i dessa sammanhang. Ytligare relationer, färre relationer, och att döma av vår forskning; man har inte lika roligt. “Vi skrattar mindre när vi arbetar hemifrån.”, uttryckte nyligen en av de personer vi intervjuat.

Social interaktion på daglig basis är faktiskt den faktor som bäst predicerar ett långt och lyckligt liv. Bättre än träning, bättre än diet och huruvida man röker eller ej. Och interaktionen är inte heller begränsad till nära relationer. Snarare handlar det om huruvida du interagerar med servitrisen på caféet, pratar med taxichauffören eller hälsar på personen du möter på gatan. Något så enkelt som en high-five med en kollega kommer sänka dina nivåer av stresshormon. Social distansering utgör därför en stor folkhälsorisk idag.

Människor bemöter dessutom risken med social distans på olika sätt. Paradoxalt nog visar forskning att den viktigaste faktorn för att njuta av att arbeta på distans är att vara extrovert. Delvis beror det på att dessa personer är bättre på att hålla sina relationer utanför arbetet vid liv, delvis beror det på att de får energi från utmaningar och inställningen att “det här klarar vi tillsammans”. Introverta personer har svårare att hitta tändningen när de inte är omgivna av andra människor, något som är oerhört viktigt för chefer och företagsledare att vara medvetna om för att kunna förhindra att deras introverta medarbetare känner sig exkluderade.

Kultur och digital employer branding

De sista fem åren har mycket av employer branding handlat om att skapa en identitet i den fysiska kontorsmiljön. Numera, när det finns anställda som aldrig ens varit på företagets kontor eller träffat någon av kollegorna fysiskt, börjar det bli uppenbart att omställningen till digitalt arbete haft en omfattande påverkan på företagskulturen.

Vi tror att virtuella mötesrum och avatarer kommer bli precis lika viktiga som kontorsdesign framöver. Att kliva in i en atmosfär som speglar den organisation du är en del av sporrar upplevelsen av att vara en del av ett community, och vi pratar då inte om en suddig bakgrundsbild med företagsloggan på i Teams eller Zoom, utan en faktisk plats i en delad digital värld. Tänk om du kunde träffa dina kollegor för en morgonkaffe i en härlig lounge, signera kontrakt med kunder i en pampig hall, eller varför inte ha ett digitalt möte på en padelbana? När ingenting är materialiserat är det enklare att vara vågad i sin branding.

Digital employer branding har blivit ett snabbväxande fält. Designers är redan i färd med att utveckla individuellt anpassade miljöer för digitala mötesprogram. Vi förutspår att det snart kommer skapas en helt ny marknad för möbelmärken som vill ha sina produkter representerade i den digitala miljön.

Vi behöver börja designa för optimala förhållanden, inte bara för det vi kan tänka oss att acceptera temporärt. 

Ett annat lika viktigt och snabbväxande område berör den digitala kulturen. Då allt mer arbete utförs online riskerar den så kallade silo-effekten nämnd ovan att hacka ner företagskulturen i små egna enheter, och således splittra den holistiska visionen. Nyckeln till en sund företagskultur ligger i ritualer, strukturer och story telling, vilket inte behöver vara knutet till en specifik fysisk plats. Att sprida en mentalitet av “hur vi gör saker här” och kommunicera den anda som företaget vill stå för utåt kräver noggrann planering och stringent utförande. Att tillåta informella samtal över Zoom för att kompensera för de försvunna spontana mötena vid kaffemaskinen är inte tillräckligt. Att lägga grunden för en sund digital företagskultur kan vara svårt, men när det görs ordentligt skapar det en god såbädd för bra samarbeten, jämnar ut hierarkier och bryter ner interna barriärer.

Det suboptimala i mixade möten

Utöver den klassiska frågan om “huruvida man kan tvinga människor att ha kameran på” är den hetaste punkten på agendan rörande digitala möten just nu vad man ska göra när inte alla mötesdeltagare är online. När halva gruppen sitter i samma rum och den andra halvan arbetar hemifrån är det vanligtvis inte samma nivå av närvaro och engagemang från de som deltar på distans, vilket tenderar att påverka effektiviteten och resultatet av mötet i sin helhet.

Vissa organisationer har hanterat problematiken genom att låta alla deltagare ansluta från sitt eget rum, så att förutsättningarna är de samma för hela gruppen. Men med platseffektiviteten i åtanke är såklart denna lösning inte hållbar, och den fungerar dessutom bara när de flesta medarbetare arbetar hemifrån. En annan kortsiktig men ungefär lika suboptimal lösning är att låta alla mötesdeltagare som är fysiskt närvarande ha sin kamera på. På så sätt kan alla åtminstone se varandra i mötet.

Tyvärr saknar vi idag fortfarande en elegant lösning på problemen med mixade möten, men att adressera frågan skapar åtminstone en kollektiv medvetenhet som i sin tur hjälper de anställda att visa hänsyn gentemot varandra.

Den nya valutan för framgång

När människor är i överlevnadsläge kan de acceptera mycket. Den generella bilden under pandemin har varit att de flesta av oss under omständigheterna lyckats hantera situationen relativt väl. Men, lösningarna har oftast varit långt ifrån optimala. Medarbetare har haft online kaffe-möten med varandra, vilket har fungerat okej men inte varit optimalt. Organisationer har introducerat regler för hur man undviker att utsätta andra för smittrisk när man besöker kontoret, vilket har fungerat okej men inte varit optimalt. Många digitala arbetsverktyg har implementerats, som har fungerat okej men inte optimalt.

Men nu är tiden inne för att lämna den defensiva inställningen bakom oss och börja tänka framåt igen; skapa företagsvisioner, hållbara arbetsmodeller och andra lösningar som får igång verksamheten på lång sikt. Vi behöver börja designa för optimala förhållanden, inte bara för det vi kan tänka oss att acceptera temporärt.

Vi prototypar fortfarande framtiden. Förändringen kommer att fortgå, men inte till samma grad som tidigare, och den kommer inte heller längre att drivas av faktorer som påverkar utifrån, utan snarare inifrån organisationen. Fokus för förändringen kommer framöver att omfatta mer än hur vi gör saker, då den även kommer inkludera vad vi gör. Affärsmodeller byts ut, onödiga arbetsroller omdefinieras och officiella erbjudanden stöps om. När resultatet av pandemins hastiga överlevnadsmekanismer granskas inifrån och ut kommer välavvägda beslut och kloka investeringar att bli den nya valutan för framgång.

Av: Niklas Madsen, Jenny Madsen & Rosanna Rippel, Superlab