Efter Covid-19...

Under de senaste månaderna har CBRE engagerat sig i nära diskussioner med både stora och mindre företag om deras lärdomar och framtida planering av arbetsplatserna efter Covid-19. Även om inte Sverige har stängt ner på samma sätt som stora delar av världen har gjort har många verksamheter ändå valt att stänga kontoren eller åtminstone rekommendera sina medarbetare att i den grad det är möjligt arbeta hemifrån. Dessa åtgärder har resulterat i att många företags krishanteringsplaner verkligen har satts på prov.

Att säkerställa att alla medarbetare mår bra under de nya omständigheterna är en mycket viktigt uppgift. 

Vi har i tidigare blogginlägg tagit upp vikten av att företag ser över sina policies och strategier då möjligheten till flexibelt arbete både från kontoret och annan plats kan vara en konkurrensfördel vid rekrytering. Vad som är intressant nu är att Covid-19-pandemin har påskyndat denna trend, och flera företag ser nu över sina arbetsplatsstrategier utifrån detta faktum.

positiva erfarenheter och hälsofördelar

Undersökningar vi har genomfört visar på att företag generellt upplevt en positiv erfarenhet av att medarbetarna haft möjlighet att arbeta hemifrån och vissa företag rapporterade till och med ökad produktivitet i sin organisation.

Parallellt med detta har många hälsofördelar också rapporterats såsom:

Minskad upplevelse av stress.

Förbättrad kvalitet på sömnen.

Vi är mer ute i naturen än tidigare.

Mer rörelse. Många företag börjar bland annat införa så kallade ”walk and talk”, där möten hålls under promenader. Cykelbutiker har samtidigt upplevt den högsta efterfrågan på cyklar på 25 år.

Nackdelar med distansarbete

Det är självklart inte uteslutande positivt med distansarbete. Några nackdelar som rapporterats är bland annat:

Nedsatt arbetsglädje och effektivitet p.g.a. avsaknad av teamarbete, ad hoc-diskussioner och spontana möten.

Nedsatt effektivitet och lönsamhet p.g.a. minskad omfattning av kreativt arbete och workshops.

Ergonomiska problem och fysiska symtom då alla inte har möjlighet att ha fullergonomiska arbetsplatser i hemmet.

Ökat virtuellt arbete har också ökat människors skärmtid drastiskt. I vissa fall har detta resulterat i att anställda har upplevt ”videotrötthet” med negativ inverkan på produktivitetsnivåerna som konsekvens.

Förändringar i kontorsutformning och arbetssätt

Det är få företag som ser att de kommer gå tillbaka till samma arbetssätt och strategi som de hade innan Covid-19. Många företag rapporterar om ett omedelbart behov av att redan nu ändra sin kontorsutformning. Andra planerar att under det kommande året se över vilka förändringar som ska genomföras.

Exempel på förändringar som diskuteras

Uppgradering av IT och teknik: Ett stort fokus kommer att ligga på att uppgradera IT-funktioner och system på kontoret samt att investera i system som stöder distansarbete.

Färre men större skrivbord på kontoret. Företag förväntar sig att stora delar av det individuella arbetet kommer att utföras hemifrån. Det har länge synts en trend på minskade skrivbordsstorlekar, men framåt är det få som vill sitta så nära sina kollegor som man hittills har kunnat göra. Att bara sprida ut mindre skrivbord skapar andra problem med kabeldragningar osv.

Behovet av ytor för samarbete kommer däremot att öka och kontorets främsta syfte blir att stödja teamarbete och möten.

Större variation i mötesrumsstorlekar, med färre antal stolar än tidigare.

Flexibla arbetsstationer, som går att flytta runt på kontoret.

Möjlighet att, t.ex. via en app, i förväg se antalet personer samt vilka som är på kontoret samt boka plats även för enskilt arbete.

Hotellkänsla på kontoret. Kontoret ska kunna erbjuda ytterligare tjänster till de anställda såsom matleverans, café, tvätt etc. Dessa tjänsteerbjudanden förväntas implementeras mer omfattande.

Vår summering

Samtliga företag vi har varit i kontakt med tror att medarbetare kommer öka tiden de arbetar på distans jämfört med före COVID-19. Det som är väldigt viktigt att komma ihåg är att detta ställer ännu högre krav på ledarskapet, och att chefer och andra ledare nu måste hantera en situation där medarbetarna är utspridda över olika platser. Att säkerställa att alla medarbetare mår bra under de nya omständigheterna är en mycket viktigt uppgift. Både för att hålla uppe humöret och motivationen hos medarbetarna men också att säkerställa att medarbetarna mår bra och får stöd om de behöver. Det är värdefullt att kunna ta in extern expertis för att stödja medarbetare och kanske även chefer i denna tid med osäkerhet och förändringar.

Av: Hanna Mossfeldt och Ingrid Godaker, CBRE