Prestige smakar illa
20 februari 2020
Landet kryllar av frustrerade medarbetare i många av våra aktivitetsbaserade kontor. Och frustrationen ser olika ut. En del förstår inte syftet med kontoret och ser inte hur de ska nyttja det, oavsett om de har bra förutsättningar eller inte. Andra vill vara flexibla men kan inte nyttja miljön optimalt eftersom de saknar rätt förutsättningar i de olika zonerna och i mötesrummen. Uppfattningarna är lika många som olika. Oavsett upplever medarbetare alldeles för ofta en frustration, oavsett hur snyggt kontoret än må vara och hur många designpriser kontoret fått. Har vi råd med det?
Frustrerade medarbetare med fel fokus som inte upplever att de kan utföra sitt uppdrag på rätt sätt kostar företagen en hel del energi, lägre produktivitet och eventuellt tapp av kompetenta medarbetare. Ibland är det naturligtvis viktigt att våga släppa kompetenta medarbetare om de har fel attityd och sprider dålig energi. Men om anledningen är att individen inte kan utföra sitt uppdrag på bästa sätt, både individuellt och tillsammans med andra, samt inte fått rätt förutsättningar, är det helt galet. Ändå fortsätter många projekt att vara ett designprojekt eller ett möbelprojekt istället för en process där många olika komponenter behöver synka med varandra.
En sak är klar och det är att beställaren behöver bli bättre och skaffa sig mer kunskap, för att säkerställa sin egen och leverantörens insats på bästa sätt.
Anledningar till varför det kan bli så här är både många och olika. Allt ifrån att man inte har gjort en god implementering med människan eller med tekniken, som jag har skrivit om förut. Men det kan också vara att den fysiska miljön inte fullt ut stöttar i kombination med tekniken som finns. En annan anledning kan vara att den specifika verksamhetens behov av koncentration inte tillfredsställs utifrån ett fysiskt eller ljudmässigt perspektiv i miljön. Faktum är att jag har pratat med företag där konsulten som ska göra om kontoret endast har mätt beläggningen på skrivborden och sedan kommit med ett förslag på hur miljön behöver se ut. Helt absurt!
En låsning eller en lösning?
Ett typiskt misstag i ett kontorsprojekt kan vara när man har satt en budget för det nya kontoret i sin helhet men där design, lokal och möbler snabbt äter upp budgeten. Pengarna tar slut och där tar det också stopp. Man får istället tulla på rätt teknik eller på att kompetenshöja organisationen gällande de nya arbetssätten. Resultatet blir då fina, vackra miljöer som inte stöttar verksamheten fullt ut på grund av att individerna exempelvis inte har den teknikrörlighet eller det teknikstöd man behöver för att kunna förflytta sig mellan olika zoner. Miljön blir inte teknikflexibel helt enkelt. Då är det svårt att nyttja miljön på rätt sätt. Miljön blir en låsning istället för lösning.
När jag arbetade med en opartisk uppföljning på ett av de aktivitetsbaserade kontoren i vårt avlånga land misstänkte ledningen före undersökningen att det var medarbetarna som inte var ”förändringsbenägna” då man upplevde att kontoret inte nyttjades som man önskade. Det visade sig att många ville vara flexibla, och var högst förändringsbenägna, men att en stor anledning var just att tekniken hindrade dem att förflytta sig mellan olika zoner utifrån deras egna koncentrationsbehov. Rätt tekniska förutsättningar saknades.
Det handlar om att man måste lyfta in rätt spetskompetens i ett tidigt skede, människor som har kunskap om vad som krävs för att nyttja ytor rätt utifrån de tekniska perspektiven. Detta är en viktig del så se till att sätta en separat budget för IT och teknik.
Jag trodde för ex antal år sedan att all förändringsledning går att applicera på all typ av förändring. Till en viss del stämmer det också ganska väl men när det gäller förändringsarbete mot ett helt nytt arbetssätt, som inte organisationen känner till, kräver det att förändringsledare har kunskap om vad arbetssättet innebär. Hur den ska skapa nya tankebanor och vad den behöver kunna utmana samt utbilda i ämnet. Detta gäller både aktivitetsbaserat arbetssätt, agilt arbetssätt och digitala användarprocesser. Se till att kunskapen finns hos förändringsledaren.
Modiga leverantörer krävs
En sak är klar och det är att beställaren behöver bli bättre och skaffa sig mer kunskap, för att säkerställa sin egen och leverantörens insats på bästa sätt. Det är dock inte alltid lätt då uppgiften att skapa ett nytt arbetssätt i en ny miljö inte är deras kärnverksamhet. Här ligger istället stort ansvar på leverantörerna. De behöver bli bättre på att vara generösa med sin kunskap och släppa prestigen för att släppa in andra leverantörers kunskap. Detta kan bidra till att skapa en helhet för kunden innan beställningen görs. Allt för att säkerställa insatsernas kvalitet.
Leverantörerna behöver också våga utmana sina beställare för en lyckad process. Tyvärr har de inte modet alla gånger eftersom de är för heta på att ” kamma hem affären”. De missar då att stå upp för vad som är viktigt. Ibland borde de även säga nej till kunder om de vet med sig att de inte kan säkerställa att processen i sin helhet sker på bästa sätt. Man behöver ha beställaren, med andra ord kunden, i fokus hela tiden.
Prestigelösa leverantörer bäst
Ställ dig frågan; ”Bör inte en akustikexpert, som har akustik som sin kärnverksamhet, vara bäst på akustik?” Hur många av de kunder som ska jobba i lokalerna tänker på att akustiken är en fråga som behöver komma in i ett tidigt skede, på en strategisk nivå? Vi behöver se helheten och använda spetskompetenser som samverkar med varandra, tillsammans med kunden/beställaren, för bästa effekt.
Branschen behöver släppa prestigen och samarbeta mer. Det måste bli ett slut på att ”alla är bäst på allt”.
En arkitekt skulle bli skitförbannad om en förändringsledare eller projektledare skulle utge sig för att kunna designa ett kontor, bara för att man har gått en tre veckors kurs i ämnet. Med all rätt. En arkitekt har många års studier bakom sig för att bli just proffs på, bland annat, att designa kontor. Så all respekt för arkitektens arbete då det är en värdefull kompetens som är ovärderlig i processen. Men även motsatsen gäller. Är det möjligt att en arkitekt blir en duktig förändringsledare för att den har läst några poäng psykologi eller blir en kompetent projektledare för att den har gått en tre dagars kurs i projektledning, utan gedigen erfarenhet eller utbildning? Detta är bara ett exempel. Vi kan lätt göra paralleller i missar gällande teknik, akustik och andra frågor. Det är alltid något som fallerar för att många konsulter/leverantörer vill kamma hem allt i ett uppdrag, eller åtminstone så mycket som möjligt. Men har vi då kunden i fokus?
”Hallå, mer samarbete tack”
Nej, branschen behöver istället släppa prestigen och samarbeta mer. Det måste bli ett slut på att ”alla är bäst på allt”. Alla behöver hjälpas åt att vägleda och stötta beställaren och den fullständiga omställningen det är för en organisation att övergå till ett nytt arbetssätt och därmed nya miljöer i det organisatoriska verktyget, kontoret. I denna omställning behöver beställaren kompetenshöjas och få rätt stöttning i sin helhet mot det nya arbetssättet. Detta inkluderar synkning mellan IT/teknik, lokaler, säkerhet, ljudmiljö, flöden, fysisk miljö, strukturer, molntjänster, ljus, ledare som agerar och massor av andra delar som behöver prata med varandra utifrån sin spetskompetens med kunden i fokus.
Alla behöver bli mer generösa och både ”bjuda på kunskap och bjuda in kunskap” som kan höja beställarens kunskap. Allt för att eliminera risker och säkerställa kundens investering. Vi behöver ha modet att utmana beställaren och oss själva för att kunden ska få lyckas. Detta skulle gynna alla parter. Så minska frustrationen genom att släppa prestigen, det smakar godare.
Krönika av Annicka Dickson, DicksonHartman AB.
