Så blir mötet effektivare

7A ger dig alla förutsättningar och verktyg för att effektivisera ditt företags möteskultur. Det kommer att leda till nöjdare medarbetare, mer tid till ”riktigt” arbete och sparade resurser. Men hur ska man då göra för att lyckas med detta? Det krävs ihärdigt arbete och noggrannhet för att lyckas. 7A ger dig därför åtta tips som kommer att göra stor skillnad!

1. Ha ett tydligt mål för mötet – som alla är med på

Först av allt. Se till att alltid förstå vad som är meningen med mötet och vad för resultat som önskas. Det kan låta som en självklarhet, men många går vilse redan här. Syftar mötet till att generera nya idéer? Ska information samlas in från olika avdelningar? Vilka beslut ska fattas? Kanske någon slags kombination? Oavsett vad så är det viktigt att det finns ett förbestämt mål, annars kan det lätt bli så att mötet lämnas utan några framsteg överhuvudtaget. Studier har kunnat visa att 30 procent av våra arbetsdagar läggs på möten. Siffran skiljer sig mellan olika yrken och branscher men ger en god fingervisning om hur mycket tid som faktiskt går åt. Använd tiden väl!

2. Förbered dig noggrant

En av de absolut viktigaste byggstenarna för ett lyckat och effektivt möte är förberedelse och planering. När mötet väl startar ska det inte finnas några osäkerheter kring upplägg, struktur och genomförande. Det märks av direkt om nyckelpersoner inte förberett sig för mötet och tid går snabbt till spillo. Därför är det viktigt att rätt information alltid går att läsa inför mötet. Det kan vara saker som mötets syfte, tid och plats, lista på mötesdeltagare, ansvariga för varje mötespunkt, samt annan nödvändig information som alla behöver känna till för att kunna delta på mötet fullt ut.

Mötens huvudsakliga uppgift brukar vara att ta beslut och komma vidare i processer. Om flera deltagare sitter och känner att de inte berörs av besluten som fattas kan mötet snabbt kännas som bortkastad tid. 

En anställd på techgiganten Tesla beskrev sina möten med Elon Musk så här.

”När vi träffade Elon så var vi förberedda. För om vi inte var det, då fick vi höra det. Ställde han en relevant följdfråga till oss och vi inte kunde svara ordentligt, tja, lycka till.”

Nu kanske inte alla har samma ledarstil som Elon Musk. Men alla uppskattar människor som förbereder sig noggrant och tar sina uppgifter på allvar

3. Bjud in färre personer

När du tittar på listan över mötesdeltagare kan du fråga dig själv detta – behöver verkligen alla dessa människor vara med på mötet? I många fall kan det räcka med att vissa personer får ett kort informationsmejl i efterhand. Mötens huvudsakliga uppgift brukar vara att ta beslut och komma vidare i processer. Om flera deltagare sitter och känner att de inte berörs av besluten som fattas kan mötet snabbt kännas som bortkastad tid. Plockar du bort två personer från ett möte som är en halvtimme långt kan du exempelvis spara företaget en hel timmes produktivitet som annars hade uteblivit.

Behöver du ännu mer inspiration kan du alltid följa Amazongrundaren Jeff Bezos ”Two Pizza Rule”: Inget möte borde ha fler personer närvarande än vad två stora pizzor kan mätta. Bezos menar att det här inte enbart främjar snabbare beslut. Det underlättar också testandet av nya idéer, eftersom de inte direkt kan mötas av invändningar från en större grupp.

4. Ge utrymme för kreativitet

Korta och konstruktiva möten är idealiska, samtidigt som det är viktigt att inte strypa kreativiteten. Det finns ingen viktigare resurs än personalen. Samlade erfarenheter och kunskaper kan snabbt leda till att nästa stora idé kläcks. Kreativitet kan lockas fram på flera olika sätt. Företaget Plum Organics fyller exempelvis i målarböcker samtidigt som de har vissa möten.

"Det är bevisat att målarböckerna förbättrar aktivt lyssnande", menar Plum Organics vd Jen Brush.

Spånmöten finns på nästan alla företag, men präglas ofta av ineffektivitet. Ett lyckat möte ska vara fyllt av energi och kreativitet, och det händer när alla deltar aktivt.

5. Skippa multitaskandet

Känner du ibland att du skulle behöva vara på två platser samtidigt? Eller att det hade varit bättre ifall du hade åtta armar? Att kunna göra flera saker samtidigt är väldigt förknippat med vårt moderna tidevarv. Stress och krav är en del av mångas vardag och kan snabbt bli destruktivt. Därför är det viktigt att sortera sina arbetsuppgifter och ta sig an saker i tur och ordning. En studie har kunnat visa att multitasking gör helheten sämre. Vi blir stressade, ineffektiva, och det kostar den globala ekonomin omkring 450 miljarder dollar årligen.

Med detta i åtanke blir det ganska lätt att förstå hur viktigt det är att inte syssla med annat under dina möten. Det är lätt att fastna i mejlen, chattar eller allmänt surfande på nätet. Men det skadar mötets effektivitet. För att minimera multitaskandet bland mötesdeltagarna finns det olika saker att tänka på. Man kan dela ut tydliga roller till alla som närvarar, någon som tar anteckningar, en annan som håller koll på tiden etcetera. Eller så kan man lägga fram en låda där alla får lämna sina telefoner och datorer, om de inte är helt nödvändiga för mötet. Vi distraheras nämligen var tionde minut av elektronik som vi har nära oss.

<< Banner-position >>

6. Upp och hoppa!

En annan metod som inte har något med själva mötesinnehållet att göra är att helt enkelt ställa sig upp. Stå-möten har blivit allt vanligare och har visat sig var väldigt effektiva. Ingenting signalerar skyndsamhet och framåtanda som att stå upp och prata. Studier har även visat hur effektiva stående möten kan vara. Två gruppers beslutsfattande jämfördes där den ena gruppen stod upp och den andra gruppen satt ned. Det visade sig då att gruppen som stod upp tog 34 procent mindre tid på sig att fatta beslut, utan att det påverkade kvaliteten. De blev också mer engagerade och villiga att samarbeta. Om du arbetar hemifrån kan du alltid placera datorn på en lämplig höjd. Eller kanske ta en kort promenad med hörlurarna i, så länge det inte förstör mötesupplevelsen för övriga deltagare.

I vissa fall kan stå-möten dock vara olämpliga av rent logistiska skäl. Men det kan vara väl värt att fundera på!

7. Håll mötena korta

Det är en tuff utmaning att bibehålla människors uppmärksamhet under en längre tid. En halvtimme in i mötet är koncentrationen sannolikt lägre än under första tio minuterna. Och det behöver inte bero på tristess eller ointresse, utan för att det är väldigt mycket information som ska tas in. Desto längre möte, desto mer krävs för att hålla uppe energin och viljan till diskussion. Ofta fyller man på med ämnen sett till mötets förbestämda längd. I många fall är det bättre att sätta stopp när de nödvändiga besluten och diskussionerna avklarats. Enligt en studie kan genomsnittspersonen behålla fullt engagemang under ett möte i 52 minuter. Att planera möten längre än en timme är därför ingen bra idé. Håll det så kort som möjligt utan att hasta igenom dagordningen. Inser du att någon av dina kollegor är bättre lämpade att hålla i dagens möte, eller i en specifik del av det, låt hen göra det. Då kommer allt flyta på ännu bättre. Med det sagt gör vi inte detta stycke längre än så här. Vi håller det så kort som möjligt!

8. Utvärdering och uppföljning

Avslutningsvis är det av yttersta vikt att följa upp med dina kollegor vad som funkar och inte. Skriv alltid ned vilka uppgifter som delades ut, idéer som togs upp och nya deadlines som sattes. Dela alla viktiga dokument med anteckningar från tidigare möten i gemensamma kalendrar. Allting handlar i slutändan om kommunikation. Fråga kontinuerligt om mötesstrukturen fungerar eller om något behöver förändras. Detta är särskilt viktigt om du provar ett nytt upplägg. Basera sedan dina slutsatser på vad gruppen tycker, det går före din personliga känsla. Att följa upp effektiviseringen av mötena är minst lika viktigt som att följa upp alla andra delar av verksamheten.

Källa: Kontorshotellet 7A