Verktyg för hybrida kontoret
3 juni 2022
När folk jobbar mycket hemifrån ställs nya krav på lösningar för kommunikation. Ett företag som inte lyckas med lösningarna får det svårt att skapa en god företagskultur, med mindre engagerade medarbetare som följd. Kenni Ramsell på Dynabook tipsar om viktiga saker att tänka på.
En intressant undersökning gjord av IDC visar att chefer och anställda i Europa har olika åsikter om vad som är viktigt att tänka på i arbetslivet, med tanke på de bestående förändringar som pandemin har fört med sig. Enkelt beskrivet tänker chefer på vilka tekniklösningar man behöver investera i, medan de anställda oroar sig för sämre kontakt med kollegor och sämre utvärdering av deras arbetsinsatser.
Grunden för att få till ett bra verktygsstöd är att kommunikationen fungerar, för alla, var de än befinner sig.
I den bästa av världar kan man tillgodose båda grupperna. En nyckel finns i att investera i lösningar som främjar kontakt både mellan kollegor, och mellan chefer och övriga anställda. Det finns, minst, tre olika områden som behöver uppmärksamhet för att man ska lyckas
- Attityder, företagskultur och organisation.
- Hårdvara som är ändamålsenlig.
- Verktyg och tekniklösningar som underlättar bra kommunikation.
De olika områdena påverkar självklart varandra. Ett exempel är att bra verktyg främjar god företagskultur, samtidigt som god företagskultur ökar viljan att använda de verktyg som finns.
Kommunicera överallt
Om vi tittar närmare på det tredje området, verktyg och tekniklösningar, handlar det om allt från tillräcklig nätverkskapacitet oberoende av var folk finns, till digitala mötesplattformar som verkligen möjliggör produktiva, och trevliga, konversationer. Och som en blöt filt över allt ligger kraven på cybersäkerhet, som gör sig gällande i alla områden av arbetslivet och samhället i dag.
Grunden för att få till ett bra verktygsstöd är att kommunikationen fungerar, för alla, var de än befinner sig. Man ska kunna logga in från kontoret, tåget, hemmet, fiket, etcetera. Om det fungerar ökar chansen att de spontana konversationer som tidigare förts på kontoret blir av även med en geografiskt spridd arbetsstyrka. Det kommer att öka känslan av gemenskap, engagemang och allas insyn i arbetet.
Rätt verktyg vid rätt tillfälle
Nästa steg är att välja rätt i djungeln i av samarbetsplattformar. Vid vilka tillfällen passar Microsoft Teams, Slack, Zoom, etcetera? Hur många olika kommunikationskanaler behövs? Är röstsamtal med den gamla hederliga mobiltelefonen relevanta fortfarande? Mejl?
Faran är att man bara öser på med fler och fler verktyg utan en strategi för hur, och när, de ska användas. Om fyra personer i ett team alla föredrar olika sätt att kommunicera kommer resultatet att bli undermålig kommunikation. Det behövs ett avgörande om sådana beslut ska fattas centralt eller om varje team ska få bestämma på egen hand, förutsatt att de faktiskt tar beslut.
Överkurs betalar sig
För några år sedan var Unified Communications (UC) ett hett begrepp, och det borde det vara fortfarande. En definition av UC är att det handlar om den universala inkorgen, en annan att folk ska kunna delta i digitala möten med olika enheter och kommunikationsplattformar, en tredje att en individ ska kunna hoppa mellan olika enheter och plattformar under en konversation.
Det finns mer innehållsrika definitioner av UC, men i slutändan handlar det om flexibel kommunikation, med kontroll och överblick både för en organisation och för individerna i den. Lösningar av den här typen kommer att underlätta att skapa god företagskultur i det nya, hybrida arbetslivet. Om ni inte har funderat på de här sakerna på din arbetsplats föreslår jag att ni sätter i gång och gör det.
