Skapa morgondagens arbetsplats

Det går inte att blunda för att arbetslivet för många människor inte varit hållbart innan pandemin. Allt för få människor känner det nödvändiga engagemanget för att gå till jobbet. Ett engagemang som är nödvändigt för att vi som människor och organisationer ska nå vår fulla potential. Nu finns det ett historiskt läge att stanna upp och reflektera över hur vi tillsammans kan förändra vårt mindset gällande värdeskapande arbetsplatser. Det handlar om långt mer än att bara lyfta frågan om distansarbete. Det handlar om att se över ledarskap, organisationsstrukturer, arbetssätt och medarbetarskap. Det finns nu ett fönster som står öppet med en möjlighet att få starta om. En möjlighet som innebär att företagsledare kan skapa arbetsplatser kantade av meningsfullhet, tillit och arbetsglädje. Här är fem områden som omgående bör lyftas på den strategiska agendan tillsammans med HR, IT och kommunikation för att möjliggöra morgondagens hållbara arbetsplats.

1. Är vårt ledarskap rustat för det digitala arbetslivet?

Distansarbete är inte en fluga. En mängd studier visar att människor värdesätter möjligheten att arbeta flexibelt oberoende tid och rum. I framtiden kommer vi nog att ifrågasätta hur vi kunde pendla två timmar om dagen för att åka till ett fysiskt kontor för att där bara sitta i digitala möten hela dagen. För att distansarbete ska fungera behövs bevisligen tydliga förväntningar, tillit och autonomi. 

Covid-19 må vara en omfattande global kris. Men nu har du och din organisation ett gyllene tillfälle att reflektera över hur morgondagens arbetsplats ska se ut.

Pandemin har synliggjort att den största utmaningen för att arbeta på distans inte handlar om tekniska förutsättningar, det handlar om ledarskapet. Som chefer och ledare behöver vi rusta oss inför ett allt mer digitalt arbetsliv. Vi behöver odla digital kompetens, vara mer utforskande för nya arbetssätt, vara tillgängliga, uppkopplade och förändringsorienterade. Hur ser ledarskapet ut i er organisation och vad gör ni för att säkerställa att ledarskapet ligger i framkant och är föredömligt? Kom ihåg att ledarnas lägsta beteenden blir kultur. 

2. Har vi en organisationsstruktur som möjliggör vår fulla potential?

I takt med att omvärlden förändras och att tvärfunktionell samverkan blir allt viktigare så är det läge att se över organisationsstrukturen. Möjliggör er struktur för människor att samarbeta och nätverka? Kan strukturen hantera ständiga förändringar? 

Allt för många organisationer lever kvar i ett traditionellt perspektiv med starka hierarkier och stuprörsstrukturer. Allt för många organisationer vittnar idag om att samarbete är enkelt inom den egna avdelningen, men allt för utmanande och komplext på tvären inom organisationen. Ställ er frågan huruvida er organisation möjliggör eller förhindrar effektiv samverkan.

3. Hur betraktar vi den digitala arbetsmiljön?

Kontorsarbetare spenderar över 80 procent av sin arbetsdag med att stirra in i en skärm. Det digitala kontoret handlar långt mer än om nya digitala verktyg. 

Det handlar om att skapa förutsättning för organisationen att jobba smartare tillsammans. Det är en arbetsmiljö som precis som det fysiska kontoret ställer krav på tydlighet och goda vanor avseende beteenden. Hur ser era digitala beteenden ut? Finns det spelregler gällande gemensamma arbetssätt? Är det enkelt för en nyanställd att onboardas till det digitala kontoret? Betraktar ni den digitala arbetsmiljön med samma kärlek som den fysiska?

4. Vilken roll ska det fysiska kontoret ha framöver?

Det senaste halvåret har miljontals människor världen över arbetat på distans. De fysiska kontoren har för många ekat tomma. Sju av tio kontorsarbetare uppger dessutom att möjligheten till distansarbete ökat deras produktivitet. Detta har fått många organisationer att fundera på vilken roll och utformning det fysiska kontoret bör ha i framtiden? 

En direkt aspekt är att många organisationer behöver ha betydligt mindre yta och att utformningen av kontoret bör vara mer anpassat för att stimulera vissa typer av värdeskapande beteenden såsom kreativitet, samarbete och fokusarbete. 

En intressant fråga att ställa är hur er organisation skulle klara av en längre tid helt utan ett kontor? Jag är övertygad om att det fysiska kontoret spelar en fortsatt viktig roll i syfte att skapa tillhörighet, kultur, relationer och gemenskap. Däremot behöver dess storlek, utformning och roll diskuteras. Ett viktigt medskick för att möjliggöra morgondagens arbetsplats är att ha en enhetlig strategi och målbild för arbetsplatsen, inkluderande både det digitala, fysiska och psykosociala. 

5. Har vi ett medarbetarskap kantat av självledarskap?

Det ”nya arbetslivet” innebär att organisationer behöver möjliggöra en förändringskraft som kommer inifrån. De senaste åren har allt fler organisationer lyft in begreppet ”självledarskap” som grund för att möjliggöra mer självgående och självledande medarbetare. Detta kräver dock ökad tydlighet avseende mål och förväntningar. 

I takt med att distansarbetet ökar blir självledarskapet allt viktigare. Detta innebär inte att chefer och ledare kan ta ett steg tillbaka. Goda förutsättningar för självledarskap kräver struktur, tydlig riktning och stöttning gällande prioriteringar. Hur ser det ut inom er organisation? Finns en god grund för att möjliggöra ett medarbetarskap som är självgående?

ett gyllene tillfälle

Covid-19 må vara en omfattande global kris men nu har du och din organisation ett gyllene tillfälle att reflektera över hur morgondagens arbetsplats ska se ut. 

Framtiden börjar idag. Se det lite som en omstart där ni har en chans att från grunden skapa en arbetsplats som möjliggör för dig och dina medarbetare att nå sin fulla potential.

Av:  Gustav Molnar, Digital Workplace Evangelist, Diwo